Одна из самых распространенных трудностей — необходимость отказывать людям. И хотя на работе часто возникают ситуации, в которых в силу своих профессиональных обязанностей вы просто не сможете сказать «нет», изо дня в день будут складываться и другие обстоятельства, предоставляющие вам определенную свободу выбора. Как воспользоваться своим правом сказать «нет» и правильно сформулировать отказ?
Рассуждайте следующим образом: не сказав «нет» в нужный момент, вы поставите потребности другого человека выше своих собственных. Вы действительно этого хотите? На работе бывает очень много ситуаций, когда ваши потребности не менее важны, а в некоторых обстоятельствах даже важнее потребностей коллег. Вспомните, как часто коллеги отказывали вам. И вы спокойно и без раздражения принимали этот ответ. Так зачем же переживать из-за того, что кто-то расстроится, если вы поведете себя аналогичным образом?
Настоящая проблема заключается в том, что постоянное «да» легко входит в привычку, а изменить закрепившуюся модель поведения действительно сложно. Вспомните своих коллег. Вы можете предположить, чего ожидать от каждого из них? Вероятно, да. Аналогично ваши коллеги, привыкнув к вашей безотказности, скорее всего, станут обращаться к вам с таким количеством просьб, что вы просто не сможете их выполнить. Таким образом, привычка постоянно соглашаться на просьбы по работе приведет вас к перегруженности, ведь вы взваливаете на себя больше, чем можете сделать или чем действительно должны делать. Это ведет к стрессу, расстройству, неприязни, конфликтам и ошибкам, и со временем ситуация лишь усугубляется.
Итак, умение отказывать, когда вы считаете нужным, — важный навык, которым необходимо овладеть. У вас наверняка будут ситуации, когда вы захотите помочь кому-нибудь, даже если это вам неудобно. Помните: означает уважение к вашим потребностям и правам в той же мере, как к правам других, а также согласие, когда нужно, пойти на компромисс.
Действуйте постепенно и не пытайтесь выполнить все сразу. Пробуйте один новый навык и оттачивайте его, пока не добьетесь результата. Будьте готовы к тому, что не все получится сразу. Вы хотите овладеть новыми навыками, а в процессе обучения чему-то новому всегда бывают как взлеты, так и падения.
Многие не любят говорить «нет», считая, что существует единственный способ это сделать — прямой отказ. Такое «нет» может показаться грубым и агрессивным. А это обычно не то впечатление, которое хочется произвести на работе. Вы стремитесь установить хорошие отношения с коллегами, но вам неизбежно придется отказывать кому-то ради самого себя — своего здоровья и благополучия. Значит, вы должны уметь сказать «нет», но так, чтобы продемонстрировать уважение к потребностям другого человека. Есть разные способы отказывать, которые зависят от ситуации. Вот три основных варианта.
Прямой отказ — самый бескомпромиссный способ, и он редко подходит для использования на работе. К нему чаще всего прибегают, когда нарушаются чьи-то права. В таких случаях вы можете громко и твердо добавить: «Вы что, не слышите, я сказал нет».
Просьба предоставить дополнительную информацию или обещание «как-нибудь в другой раз» — возможность для обсуждения, при том, что отказ остается в числе возможных вариантов.
Вдумчивое «нет» — самый деликатный способ, поскольку вы показываете, что выслушали собеседника.
Далее я подробно объясню, что представляет собой каждый из этих вариантов, однако выбор будет зависеть от ситуации, вашего отношения к ней и того, кто обращается с просьбой, ведь это может быть ваш наставник, непосредственный руководитель, коллега или член команды, которому вы действительно хотите помочь.
Не старайтесь радикально и одномоментно менять свою манеру поведения. Это особенно касается отказов, поскольку вы можете шокировать коллег, не ожидающих, что леопард вдруг изменит свою окраску. Гораздо лучше начать с малого, упорно тренироваться и меняться постепенно.
9 способов сказать «нет»
| Не торопитесь с ответом | Прежде чем ответить на чью-то просьбу, выдержите небольшую паузу. Вы можете попросить собеседника повторить ее еще раз, чтобы у вас было несколько секунд на обдумывание. Или скажите: «Дайте мне подумать...», сверьтесь со своим календарем или планом работы, чтобы это дало вам время подготовиться и сказать «нет» |
| Не извиняйтесь слишком много | Извиняйтесь лишь тогда, когда вы действительно считаете это нужным и уместным. У многих уже вошло в привычку слишком часто повторять слово «извините». Начинайте предложения с фраз: «К сожалению...» или «Боюсь, что...», но только когда это необходимо |
| Будьте лаконичны | Избегайте длинных, многословных объяснений, почему вы не можете что-то сделать. Простой фразы «Сегодня не получится» будет вполне достаточно. Полезными могут оказаться следующие обороты — конечно, когда их произносят с дружеским участием, теплотой и искренним сожалением: «Мне очень жаль, но я не могу это сделать». «К сожалению, у меня просто нет на это времени». «Извините, сегодня не получится». (Иногда «извините» вполне уместно.) |
| «Зеркальте» поведение собеседника | В этом случае вы зеркально отражаете, о чем и как вас попросили, но все равно завершаете фразу отказом. Говорите в дружеской манере и с сожалением, смотрите собеседнику в глаза. Вы: «У меня нет времени после обеда, чтобы помочь тебе с отчетами». Коллега: «Но я хотел начать заниматься этим сегодня». Вы: «Я понимаю, что ты хотел приступить к этому, но сегодня после обеда у меня не получится». Коллега: «Но мне нужно закончить все на этой неделе». Вы: «Я понимаю, что тебе нужно закончить на этой неделе, но помочь тебе сегодня после обеда я не смогу» |
| Техника заезженной пластинки | Очень важно настаивать на своем отрицательном решении, так как обычно собеседник старается заставить вас изменить его. Особенно хорошо это удается детям! Полезным приемом в данном случае для вас может оказаться техника заезженной пластинки: просто мягко повторяйте свой отказ, как бы собеседник ни пытался на вас давить |
| Объясните причину отказа | В этом случае вы кратко объясняете истинную причину вашего «нет». Делайте это, только если хотите или если это необходимо. Вы не обязаны объяснять свои действия всем, кто что-то у вас просит. «Я не могу сегодня помочь вам с отчетом, потому что после обеда у меня деловая встреча». «У меня нет времени на это, потому что я буду занят с посетителями» |
| Предложите выполнить просьбу в другой раз | В этом случае вы говорите «нет» сейчас, но, возможно, соглашаетесь выполнить просьбу позднее. На английском языке этот прием называется rain check — то есть корешок билета, дающий болельщику право прийти на бейсбольный матч, перенесенный по случаю дождя. «Я не могу помочь тебе сегодня, потому что я весь день на встречах, но, возможно, у меня найдется свободное время завтра». |
| Попросите дополнительную информацию | Это не окончательный отказ, в данном случае возможны обсуждение, компромисс или отказ в дальнейшем. «Насколько подробным должен быть отчет?» «Вы можете начать без меня?» |
| Попросите время на принятие решения | Никогда не бойтесь просить время, чтобы все обдумать. «Мне нужно свериться со своим рабочим расписанием, после этого я вам отвечу». «Я не могу ответить сейчас. Я перезвоню позже» |
Мы обсуждали, какие внутренние барьеры необходимо устранить для того, чтобы научиться говорить людям «нет» . Сегодня мы продолжим тему, но подойдем к ней с другой стороны. Мы поговорим о конкретных способах отказа. Ведь иной раз человек говорит «да» вместо «нет» потому, что не знает, как отказать тактично.
Стоит отметить, что единственно верного алгоритма отказа не существует. Все зависит от ситуации, характера человека, которому нужно сказать «нет», отношений с этим человеком и многих других факторов. Тем не менее, существует целый набор приемов, которые позволяют смягчить отказ. Об этих приемах я сегодня Вам расскажу. Один и тот же прием может отлично подходить к одной ситуации и быть абсолютно неуместным в другой. Поэтому рассматривайте все, сказанное ниже, как источник идей, которые помогут Вам сформулировать Ваш собственный ответ в Вашей конкретной ситуации.
Идея №1. Подчеркните ценность человека для Вас.
Так можно поступить, если Вы боитесь задеть самолюбие человека своим отказом. Покажите свое хорошее отношение к человеку, которому отказываете.
Пример №1. У Марины есть настойчивый поклонник, который не понимает намеков. Для того чтобы прямо отказать в свидании, она может использовать следующую фразу: «Коля, мне очень приятно твое внимание, но я тебе хочу сказать «нет». Я, к сожалению, чувствую, что наши свидания ни к чему не приведут. Ты мне по-человечески очень симпатичен. Поэтому я не хочу тебя обманывать и говорю все прямо, так, как есть».
Заметим, что Марина несколько раз подчеркнула ценность Коли фразами: «мне очень приятно твое внимание», «ты мне по-человечески очень симпатичен».
Важно! Не переборщите с комплиментами и позитивными словами в адрес человека, которому отказываете. Это может выглядеть фальшиво, вызвать недоверие, восприниматься как проявление жалости.
Пример №2. Елена занимается подбором персонала. Она провела собеседование, а сейчас ей нужно позвонить и тактично отказать кандидатке в приеме на работу. Елена могла бы это сделать следующим образом: «Александра, спасибо Вам за то, что нашли время и приехали к нам на собеседование. К сожалению, вынуждена Вам сообщить о том, что мы выбрали другого кандидата на вакансию. Я желаю Вам удачи в поиске работы в других компаниях».
Здесь ценность Александры подчеркивается фразами: «спасибо за то, что нашли время и приехали к нам на собеседование», «желаю Вам удачи в поиске работы».
Когда мы отказываем человеку, мы можем невольно напрягаться, нервничать, ожидать ответного негатива. Человек может интерпретировать наше поведение как проявление негативного отношения к нему. Поэтому помимо фраз обращайте также внимание на свое эмоциональное состояние. Хорошо, ели Вы не только словами, но и своим поведением будете демонстрировать дружелюбие к человеку, готовность идти с ним на контакт.
Пример №1. Ларису пригласили на день рождения, а прийти у нее не получается. Тактично отказать в этом случае можно следующим образом: «Аня, мне так жалко! Представляешь, именно в этот день ко мне приезжают родственники из другого города. Поэтому я никак не смогу к тебе прийти, хотя мне очень бы хотелось!»
Аня слышит искреннее сожаление Ларисы, и поэтому ей проще принять отказ.
Могло быть конечно и так, что Лариса просто не захотела идти на день рождения и особого сожаления по этому поводу не испытывала. Тогда для того, чтобы не врать и оставаться искренней, можно было бы не рассказывать о своих эмоциях, а использовать идею №1 - подчеркнуть ценность человека и доброжелательное отношение: «Аня, спасибо тебе большое за приглашение. Но у меня, к сожалению, в этот день никак не получится приехать. Желаю вам хорошо отметить!»
Пример №2. У Маши есть близкая подруга Вероника. Вероника любит позвонить Маше и пожаловаться на жизнь. Маша - человек ранимый и чувствительный. Она каждый раз принимает близко к сердцу то, что рассказывает подруга. Ей очень бы хотелось попросить Веронику не рассказывать во всех подробностях каждую происходящую неприятность, но она не знает, как это сделать тактично.
Маше можно было бы посоветовать такую формулировку: «Вероника, я очень тебе сочувствую и очень хотела бы тебе помочь. Но каждый раз, когда ты мне рассказываешь про все свои неприятности, я принимаю это очень близко к сердцу и долго переживаю. Побереги, пожалуйста, мои нервы и не рассказывай мне все подробности. У нас же, в конце концов есть более позитивные темы для разговора!».
Идея №3. Объясните причину отказа.
Часто человеку проще принять отказ, если он знает его причину.
Пример. У Олега и его супруги допоздна засиделись гости. Как сообщить им о том, что пора уходить домой? Олег это может сделать следующим образом: «Маша, Игорь, нам с женой завтра рано вставать, поэтому предлагаю на сегодня наши посиделки закончить».
Важно! Не превращайте объяснение причин в оправдание себя. Если Вы начнете оправдываться, у человека может появиться идея, что он вправе на Вас обидеться.
Идея №4. Отказывая в просьбе, можно предложить пути решения проблемы, сообщить о готовности решать проблему посильным для Вас образом.
Пример. В последнее время Антон очень часто задерживается на работе. Он уже понимает, что такие переработки стали систематическими, и руководство воспринимает это как норму. Сегодня начальник в очередной раз попросил Антона задержаться после работы. Антон хочет сообщить начальнику о том, что не готов работать сверхурочно.
Он может это сделать следующим образом: «Анатолий Михайлович, у меня, к сожалению, нет возможности оставаться на работе сверхурочно. Предлагаю пересмотреть мои рабочие задачи таким образом, чтобы моя работа в рабочие часы была максимально полезной для компании».
Таким образом, отказывая, Антон подчеркивает свою готовность сотрудничать.
Идея №5. Лаконичный отказ.
Порой лучше всего на просьбу отвечать лаконичным отказом: не нужно извиняться, объяснять причины. Когда человек не знает, как отказать тактично, он может думать, что необходимо сказать что-то особенное. На самом же деле зачастую можно просто сообщить человеку, что Вам его просьбу выполнить не удобно, и этого будет вполне достаточно.
Пример. У Егора приятель просит в долг денег. Егор может отказать так: «Нет, Паша. У меня сейчас, к сожалению, нет возможности одолжить тебе деньги».
Идея №6. Используйте намеки.
Можно показать человеку свое недовольство намеками.
Пример. Наташа решила переехать в город N. Она уже нашла в этом городе работу, но еще не нашла жилье и в течение двух недель живет у своих друзей. В первые дни ее друзья думали, что Наташа вот-вот займется поиском квартиры, но прошло уже достаточно времени, а Наташа никуда не собирается.
Что же делать друзьям Наташи? Ведь они никак не планировали пускать ее к себе жить.
В таком случае можно начать с тонких или довольно прямых намеков. Например, можно спросить: «Наташа, как твои дела? Здорово, что ты так быстро нашла работу. А что ты думаешь по поводу жилья?»
Если Наташа - человек тактичный и воспитанный, она поймет намеки и начнет действовать. Но, увы, далеко не все люди тактичны и воспитаны. Не все понимают намеки. Тогда можно использовать идею №7.
Идея №7. Констатируйте факты и прямо говорите, чего Вы хотите.
В случае, описанном выше, можно было бы сказать так: «Наташа, ты гостишь у нас уже целых две недели. Мы тебе рады как гостю, но мы не готовы, чтобы ты у нас осталась жить. Найди себе, пожалуйста, другое место жительства».
В большинстве случаев люди спокойно реагируют на отказ. Однако может случиться и так, что реакцией на отказ, даже если он был очень мягким и корректным, могут стать агрессия и обвинение Вас во всех смертных грехах. Как реагировать в таком случае, читайте .
Если Вы хотите отказать тактично, важно следить не только за тем, что Вы говорите, но и то, как Вы это делаете: спокойно и уверенно, или чувствуя раздражение, или дружелюбно, испытывая чувство вины или страх обидеть человека. Любые наши эмоции неизбежно влияют на результат разговора. Подробнее о том, как это происходит, и как настроить себя на нужный лад, читайте .
Довольно часто бывает, что людям приходится делать то, что совсем не хочется, а все потому, что вовремя они просто не смогли отказать кому-то из близких, друзей, коллег в просьбе. Можно ли избавить себя от выполнения малоприятных поручений и как научиться отказывать людям? В действительности, это не так уж сложно сделать, главное – прислушаться к рекомендациям опытных психологов.
Специалисты утверждают, что те, кто постоянно соглашается помогать другим в ущерб собственным интересам, рано или поздно сталкиваются с такими проблемами, как головные боли, стрессы, депрессия, неудовлетворенность жизнью. Стоит ли подвергать себя такой опасности или лучше постараться понять, как правильно и тактично отказывать просящему человеку?
Прежде всего, нужно определить, действительно ли друг, родственник или коллега по-настоящему нуждается в помощи. Возможно, он просто желает переложить выполнение неприятных ему обязанностей на чужие плечи. Если речь идет о задаче, с которой просящий прекрасно может справиться и сам, затратив чуть больше сил и времени, необходимо просто избавить себя от чувства вины.
Просят об услуге, как правило, тех, кто обладает высокой степенью ответственности ко всему, что происходит и отличается перфекционизмом (стремлением доводить все до конца). Поэтому нужно понять для себя: невозможно все сделать за других, и в этом никто не виноват, кроме тех, кто не сумел правильно распланировать время и силы для решения своих дел. Итак, первый «секрет», как грамотно отказать человеку в просьбе – решить для себя, что вы никому и ничем не обязаны, и поставить на первое место, исключительно, свои интересы.
Умение владеть разными формами отказа
Существует несколько простых способов, которые могут помочь, как отказать человеку культурно и при этом не обидеть его. Самый банальный, но при этом наиболее эффективный – сослаться на собственную занятость, особенно, если это соответствует действительности. В некоторых случаях знакомый или коллега может пойти дальше и попросить об услуге «на будущее», то есть когда у вас будет свободное время. Специалисты рекомендуют не давать моментального согласия, а предупредить: не исключено, что у вас после окончания первого дела появится второе, третье, и так далее.
Если просящий проявляет особенную настойчивость, можно поставить ему условие, к примеру: «Я помогаю тебе в этом, а ты делаешь за меня вот это, так как иначе я просто не смогу найти время, чтобы тебе помочь». Это называется «правильно убить двух зайцев одним выстрелом». Знакомый получает то, о чем просил; вы при этом ничего не теряете, и, главное, между вами сохраняются теплые отношения.
Отказать – не значит, обидеть
В ряде случаев сказать твердое «нет» можно без отговорок и объяснения причин – когда с просьбой обращается малознакомый или не слишком близкий человек. В таких ситуациях даже приносить извинения – не обязательно, особенно, если речь идет о каких-то обременительных или неприятных вещах. Бестактные личности могут начать просить объяснить повод отказа, но делают они это совершенно необоснованно: вы – взрослый человек, и не должны отчитываться перед посторонними людьми, которые даже не являются вашими друзьями или родственниками. В крайнем случае, допускается ответ «Я не могу вам помочь по личным обстоятельствам», без подробных объяснений.
Когда об услуге просит кто-то близкий, конечно, ответить на просьбу отрицательно сложнее, но и здесь имеется несколько вариантов, как отказать родному человеку и при этом его не обидеть. К примеру, можно заявить, что вы просто не разбираетесь в вопросе, который вам задают, или боитесь решить задачу плохо, неправильно, так как у вас недостаточно знаний, опыта, компетенции. Воспитанные люди никогда не станут навязывать сложное дело и постараются обратиться к кому-то другому, кто лучше ориентируется в предмете.
Главное – не поддаться на уговоры
Иногда просящий пытается всяческими способами склонить к согласию – уговорами, мольбами и даже шантажом. Стоит один раз пойти на поводу, и вы навсегда откроете «лазейку», которой будут пользоваться недобросовестные знакомые. С такими людьми нужно держать себя решительно, и не бояться обидеть их отказом: они, в свою очередь, совершенно не задумываются о ваших чувствах, и о том, что могут сделать вам неприятно.
Психологи даже выделяют такой момент, что просьба может многое правильно сказать о человеке: о его характере, принципах, правилах жизни. Возможно, грубая просьба станет своего рода «лакмусовой бумажкой», которая заставит задуматься, нужно ли продолжать общение с этим индивидуумом.
Отказать… временно
Конечно, не на все просьбы следует отвечать отказом; важно разграничивать пустые капризы окружающих от по-настоящему важных обращений. В некоторых ситуациях сложно сразу сориентироваться, насколько сложной и трудоемкой окажется задача, и выполнима ли она вообще. Специалисты рекомендуют не соглашаться моментально, а взять время на раздумье, то есть отказать человеку, но временно. Достаточно заявить, что у вас сейчас имеются более важные дела, а уже потом, в спокойной и умиротворенной обстановке обдумать все детали просьбы и правильно принять решение.
Если она окажется достаточно простой, можно пойти навстречу, но в случае, когда речь идет о неприятном или слишком трудном вопросе, можно вновь культурно сослаться на занятость или напрямую заявить о нежелании помогать, так как это займет слишком много времени и сил, так необходимых для решения собственных вопросов.
Видео-ответ на тему «Как отказать и не стать врагом» от программы «Успех»
Частичное «нет»
Научиться отказывать людям, не обижая их, вначале кажется сложно, однако со временем умение культурно говорить аргументированное и твердое «нет» может стать частью характера, освобождая время для более приятных занятий – прогулок с друзьями, занятий с детьми, встреч с любимыми. Для тех, кто не может моментально превратиться из всеобщего «помощника» в человека, способного тактично отказать, специалисты рекомендуют учиться делать это постепенно.
К примеру, на просьбу соседки выгуливать ее собаку, существует три допустимых варианта ответа для «начинающих»:
- только по определенным дням недели
- только в хорошую погоду
- только не более 15 минут
С одной стороны, вы согласились помочь, с другой – учли свои интересы и выбрали наиболее приемлемые для себя условия.
А как насчет «да»?
Оказывать услуги окружающим можно и нужно! Только не стоит при этом «сажать себе на шею» всех желающих получить безвозмездную и качественную помощь. На первое место всегда необходимо ставить собственные желания и приоритеты, и даже в тех случаях, когда кто-то из знакомых обиделся, получив отказ, это не значит, что вы – плохой человек. Скорее, это будет означать, что коллега или товарищ общался с вами, исключительно, из своей выгоды. Цените свое личное время, это – невосполнимый ресурс!
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Невозможно отрицать: отказ — это очень неприятно. Тем не менее это часть жизни. Неважно, разбивают ли вам сердце, отказывают в приеме на работу или вас просто подводит близкий человек, эмоции всегда будут неприятными. Такие ситуации никогда не проходят без проблем, это всегда некомфортно. Если вы сами хотите кому-то отказать, вам тоже приходится непросто. Вам нужно вести себя тактично, поддерживать человека и при этом справляться с собственными негативными эмоциями. Если вам не удается, вы делаете отказ еще более болезненным. Многие люди хотели бы уметь отказывать мягко и вежливо. Вы ведь не хотите ранить другого человека, заставить его чувствовать боль и разочарование. Все это так сложно! К счастью, есть некоторые рекомендации, которые помогают вам справиться с подобными моментами в жизни наиболее мягко. 
Это может даже быть вполне позитивный опыт! Иногда отказ становится толчком к переменам, потому что человек начинает задумываться о том, как ему стать лучше. Отказ заставляет вас больше думать о себе. Это своего рода мотивация, которая помогает двигаться дальше. Если вам нужно кому-то отказать, используйте описанные ниже советы. Это сделает ситуацию более комфортной для всех.
Говорите правду
Это может казаться очевидным, тем не менее важно знать: если вы обманываете человека насчет причины своего отказа, вы не облегчаете его положение ничем. Некоторые предпочитают врать для того, чтобы не ранить чувства человека, которому отказывают. Это хорошее намерение, но такое поведение никак не помогает смягчить удар. Честность — это ваш лучший выбор, не стоит пытаться что-то приукрасить. Даже если вы думаете, что ложь бывает во спасение, не поддавайтесь таким мыслям. Правда ранит, но потом ее проще принять, а ложь смягчает эффект лишь в первые минуты беседы, но в конечном итоге отравляет всю симпатию, которая остается после отказа.
Будьте точны
Общие слова не несут никакой пользы. Если вы должны отказать кому-то, будьте как можно более точны и конкретны. В дальнейшей перспективе это только поможет человеку, получившему отказ. Нередко отказ, что бы не стало его причиной, воспринимается как личное оскорбление. 
Чем более точно вы сможете объяснить, что стало причиной сложившейся ситуации, тем лучше человеку будет понятно, что это не его личная вина. Это очень важный момент для обеих сторон беседы. Продумайте свое обоснование заранее, чтобы изложить его наиболее понятно и доходчиво. Это поможет вам снизить собственное напряжение во время отказа. 
Следите за своим тоном
Не забывайте, что проблема может быть не только в том, что именно вы говорите, но и в том, как вы это делаете. Подумайте, что будет чувствовать другой человек в такой ситуации, и старайтесь вести себя соответственно. 
Тон голоса и выбранное для беседы время — важнейшие характеристики, так что помните, что дело не только в выбранных вами словах. Конечно, они тоже имеют огромное значение, но не стоит забывать и о других критериях. Делайте дыхательные упражнения, старайтесь не напрягаться и следите за интонациями своего голоса. Обращая на это внимание, вы снижаете и собственный стресс, и дискомфорт другого человека.
Примите свою роль
Если вы тоже неким образом вовлечены в сложившуюся ситуацию, обязательно сообщите об этом человеку, с которым расстаетесь. Если вина не ложится исключительно на его плечи, ситуация становится чуть более комфортной. Разделите вину, если это действительное положение дел, ведь отказ и основан на том, чтобы объяснить реальную ситуацию. Это поможет вам четко объяснить причины вашего решения, хотя в момент беседы вашему собеседнику и трудно будет все воспринимать рационально и без лишних эмоций. Это вполне объяснимо, ведь расставание может быть крайне изматывающим. Будьте готовы к этому, заранее примите тот факт, что негатив неизбежен и отчасти с ним связаны вы.
Подумайте о компромиссе
Если ситуация позволяет, возможно, вам необязательно жестко отказывать человеку. Иногда проблему можно разрешить с помощью компромисса. Если вы начинаете беседу с целью донести свою точку зрения и получить то, что хотите, вполне возможно, что и другой человек сможет пойти вам навстречу. В таком случае он будет чувствовать себя значительно комфортнее. 
В такой ситуации никто не сможет выйти победителем, но важно договориться и установить необходимые границы. Это самое важное, потому что иначе вы не сможете понять, что беспокоит другого человека и как он примет отказ. В любом случае понятно, что это будет неприятно. Учитесь заботиться о своих интересах, не делая больно другим людям. Это очень важный навык, который помогает переживать отказы куда более комфортно.
Практикуйтесь заранее
Если вы сильно нервничаете из-за того, что вам придется отказать кому-то, и хотите, чтобы все слова, интонация и выраженные эмоции были уместными, вам стоит попрактиковаться, продумать, что вы скажете и как будете это делать. Это будет крайне полезно для вас. К примеру, вам нужно уволить кого-нибудь. Попрактикуйтесь, как вы будете говорить неприятную новость другому человеку. Когда вам нужно будет реально это сделать, вы уже будете знать, что можете сказать это спокойно, и тогда вам удастся выразить все свои мысли гармоничным образом, честно и внимательно, что поможет другому человеку понять: жизнь не кончилась, все в порядке. Вы сможете сделать то, что должны, но максимально оптимальным образом. Достаточно количество практики очень полезно и для вас, и для человека, которому вы отказываете. Вы можете также попрактиковаться с другом или близкими. В таком случае вы сможете получить оценку своего поведения со стороны и попросить о полезном совете. Это поможет вам еще лучше понять тонкости ситуации и научиться себя вести как можно более корректно. 
Не ждите четкого вывода
Естественно, что вам бы хотелось получить некое облегчение после тяжелого разговора, но далеко не всегда ситуация заканчивается именно так. Это совершенно нормально. Многие люди мечтают о том, чтобы отказ прошел для всех позитивно и безболезненно, но стоит сразу же понимать, что ваш собеседник не будет счастлив. Просто не спешите, не подгоняйте его эмоции, не пытайтесь поднять ему настроение, когда это неуместно. Настраивая себя на то, что ситуация разрешится сразу же, вы обрекаете себя на разочарование. Не стоит так поступать! Будьте сразу готовы, что ваш разговор не даст четких последствий.
Отказ — это трудно
Важно всегда помнить, что лучший способ отказать человеку — вести себя с максимумом внимания, доброты и уважения. Ведите себя так, как стараетесь вести себя и в других ситуациях. Возможно, в процессе вы столкнетесь с обидой и злостью, тем не менее, если вы будете добры, все пройдет как можно лучше для всех.
