Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;
. Выездная налоговая проверкаПри наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
. Выемка документов и предметов1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.
Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.
2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.
4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.
7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.
8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.
10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.
На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой "первички". Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ). Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.
Анализируем "нормативку"
Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж .
В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся , а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры . Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета.
Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая "первичка", нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) <1>). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.
<1> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) "входящие" счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС <2> об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).
<2> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.
Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <3> подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).
<3> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Начало действия документа — 01.10.2010.
Множество вариантов
Как уже отмечалось, на практике бухгалтеры не всегда придерживаются описанных выше Правил, аргументируя это следующим.
- Удобнее, когда документы (счет-фактура, товарная накладная) хранятся вместе . Действительно, когда контрагент просит выслать, например, по факсу копии документов или "первичка" понадобилась руководству организации в управленческих целях, сподручнее и быстрее отыскать необходимые бумаги, если они лежат вместе. Тем не менее такой вариант хранения документов автору статьи кажется неправильным. Есть выход: бухгалтер может сделать ксерокопии счетов-фактур, вложив их вместе с товарными накладными (форма N ТОРГ-12) либо актами выполненных работ в соответствующий журнал-ордер. А оригинал налогового документа, как и положено, подошьет к журналу учета счетов-фактур. Такой вариант может использовать организация, у которой документооборот незначительный. При большом количестве "входящих" документов, конечно, это не выход.
Дублированием документов следует воспользоваться, если в бухгалтерском учете фигурируют бланки строгой отчетности. Например , БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль). Его копия в этом случае прикладывается к папке со счетами-фактурами полученными. Отметим, что принципиального значения, где будет храниться оригинал, а где копия БСО, нет (абз. 2 п. 5 Правил). Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).
- Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту . Например , бухгалтеры некоторых организаций ведут учет "первички" по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.
- Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок . Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).
Совмещение режимов
Вопросы о порядке хранения счетов-фактур нередко возникают у продавцов, совмещающих два налоговых режима (например, общий режим налогообложения и спецрежим в виде ЕНВД). В этом случае, по мнению автора, бухгалтер торговой организации в отношении счетов-фактур, относящихся к деятельности, облагаемой по ТСНО, должен воспользоваться порядком, описанным выше, а в отношении "спецрежимных" счетов-фактур может хранить их подколотыми к другой "первичке". Дело в том, что порядок, указанный в Правилах, распространяется только на плательщиков НДС. Так как организация, переведенная на уплату ЕНВД, плательщиком НДС не является, соответственно, и следовать Правилам у нее нет необходимости.
Нужно ли сшивать счета-фактуры?
К ответу на данный вопрос следует подходить с практической точки зрения. Нормативным документом предусмотрено: журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы . И это правильно. Все-таки срок хранения названных налоговых документов немаленький, и за этот период могут смениться как работники бухгалтерии, так и руководители торгового предприятия. С другой стороны, в процессе деятельности бухгалтер нередко сталкивается с необходимостью откопировать тот или иной документ (в том числе по требованию налоговой), а когда они сшиты в толстую папку, сделать это неудобно.
Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.
Формируем журнал учета
В нормативных документах не указано, за какой промежуток времени должен формироваться журнал учета счетов-фактур. А раз так, то в зависимости от количества документов и желания бухгалтера это могут быть квартал, месяц, декада или иной интервал времени (его целесообразно установить внутренними документами).
Кроме того, на законодательном уровне форма журнала также не утверждена, поэтому торговой организации следует утвердить ее самостоятельно. Если учет ведется при помощи программного продукта, то, скорее всего, программа даст вам распечатать своего рода реестр всех полученных счетов-фактур. Например , в программе 1С при формировании книги покупок есть галочка "Журнал учета полученных счетов-фактур".
При его формировании практически дублируется содержание книги покупок. При выводе данного реестра на печать, возможно, вам придется подкорректировать его вручную (например, сохранив его для этого в программе Excel). Кстати, организации, которые ведут учет вручную, при разработке журнала учета полученных счетов-фактур могут взять за его основу именно тот реестр, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, дата и номер счета-фактуры, наименование контрагента, стоимость полученных ценностей с учетом НДС.
Обособленные подразделения
Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, порядок хранения, а также способ передачи разделов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж на законодательном уровне не определены. Поэтому обратимся к нормам налогового законодательства и разъяснениям специалистов различных ведомств.
В соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС признаются организации и ИП. Причем обязанность по уплате налога согласно п. 2 ст. 174 НК РФ должна быть исполнена налогоплательщиком по месту своего учета в налоговом органе. Организации, имеющие обособленные подразделения, уплату налога производят централизованно без распределения его по данным структурным единицам (Письмо МНС России от 04.11.2002 N ВГ-6-03/1693@). Отчетность также представляется только по месту нахождения головной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур , книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета , единых книг покупок и продаж организации (Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).
За отчетный налоговый период обособленные подразделения представляют указанные документы для оформления единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж налогоплательщика и для составления деклараций по НДС.
Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также их передачи от обособленного подразделения в головную организацию должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.
Ключевой момент. Порядок передачи от обособленного подразделения в головную организацию счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.
- передаются оригиналы выставленных и полученных счетов-фактур, оригинал раздела единой книги продаж и оригинал раздела единой книги покупок. Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
- передаются копии выставленных и полученных счетов-фактур, копии раздела единой книги продаж и раздела единой книги покупок (оригиналы хранятся в обособленном подразделении). Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
- передаются данные о выставленных и полученных счетах-фактурах в любом ином виде, позволяющем головной организации оформить единые журналы выставленных и полученных счетов-фактур, единую книгу продаж и единую книгу покупок (например, посредством электронной связи). Утверждаются срок передачи и должность лица, ответственного за передачу данных.
Таким образом, место хранения оригиналов счетов-фактур может быть определено обществом самостоятельно в соответствии с установленным порядком в учетной политике.
Обращаем внимание на то, что согласно ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу требования о представлении документов. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования в виде заверенных проверяемым лицом копий.
Поэтому организации, выбравшей вариант хранения счетов-фактур по месту нахождения ее обособленных подразделений, расположенных в другом регионе, следует учитывать, что на исполнение требования налогового органа о представлении указанных документов в данном случае она может потратить значительное время.
А как насчет ответственности?
Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Нарушения порядка хранения налоговых документов в тексте данной статьи не поименованы, а следовательно, и мера ответственности не определена. Кроме того, такие действия налогоплательщика не могут являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.
Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК <4>).
<4> Постановлением ФАС МО от 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Постановление Арбитражного суда г. Москвы по данному делу оставлено без изменения.
В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.
Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий. С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст. 169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.
* * *
Подведем итоги. У всех вариантов хранения счетов-фактур есть свои приверженцы и последователи. Как видно из статьи, ответственность за отступление налогоплательщиков от этих правил в законодательстве РФ не предусмотрена. А раз так, то принимать решение о способе хранения данных налоговых документов организация торговли будет самостоятельно. Из практического опыта отметим: обычно претензий со стороны контролирующих органов по вопросам хранения счетов-фактур не возникает. Основное требование проверяющих (налоговых инспекторов, аудиторов) — возможность быстро найти правильно оформленный налоговый документ. То есть, если организация торговли из соображений экономии рабочего времени приняла решение хранить счета-фактуры иным способом, нежели описанный в первой части настоящей статьи, ничего страшного в этом нет. Но все же рекомендуем по истечении календарного года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур привести в соответствие Правилам.
С.В.Манохова
Редактор журнала
"Торговля:
бухгалтерский учет
и налогообложение"
Товарная накладная - первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.
В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.
Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и , содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых - товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Оформление товарной накладной
Составление товарной накладной
Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.
Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.
Подписание товарной накладной
Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.
Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:
три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) - в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя - это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
еще одна подпись - в строке «Груз принял» - ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности - в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.
При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».
Заполнение товарной накладной
В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).
В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.
Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.
В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).
Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.
В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.
Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.
В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.
Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).
Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.
Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:
Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.
При этом:
в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;
в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;
в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).
В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.
В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.
в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;
в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;
в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;
Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.
Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.
Электронная форма торговой накладной
Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.
Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа - на стороне покупателя.
Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной - со стороны покупателя. Итого две подписи.
При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.
Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.
Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ
Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:
Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:
1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):
описанием хозяйственной операции - отпуска товаров (например, "товар отпустил" или "отпуск груза произвел");
наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;
описанием хозяйственной операции - приемки товаров (например, "товары принял" или "груз получил");
наименованием должности представителя компании - покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;
2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.
При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.
Порядок выставления и регистрации объединенного документа
Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:
при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;
в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж - так же, как обычный .
Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.
Порядок действий с объединенным документом у покупателя
На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:
принять товары к бухгалтерскому учету;
принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;
учесть стоимость товаров в налоговых расходах.
Учет товарных накладных и хранение
Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.
Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Товарная накладная: подробности для бухгалтера
- 12 оттенков «серых» схем
Оформленных документов: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, справки о стоимости выполненных работ... вычета НДС: договоры, счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки выполненных работ, протоколы... все необходимые документы: счета фактуры, товарные накладные, приходные ордера с подписью материально... образом оформленными счетами-фактурами и товарными накладными. А проблемность контрагентов не является...
- Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
Коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть... по организации), влечет недействительность таких товарных накладных. Это подтверждает и арбитражная... свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются... , подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает... работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и...
- Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?
Применение факсимильной подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при... документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот... в котором поставка оборудования подтверждалась товарной накладной, которая была подписана факсимиле, ... выполненных работ, подтверждается договором, товарной накладной и актом на выполнение работ... порядок применения факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно...
В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.
Какие документы хранить
Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет, какие бумаги и сколько лет нужно хранить.
Различные статьи законов и кодексов регулируют срок хранения тех или иных документов, связанных с предпринимательской деятельностью:
- Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет. Эта обязанность прописана в п. 8 ст. 23 НК РФ.
- Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет, как говорится в п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.
- Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), на основании ч. 12 Приказа №86 Минфина России, индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
- Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет, на основании п. 8 ст. 28 Федерального закона №212-ФЗ.
- Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу, на основании Приказа №558 Минкультуры России, должны храниться 75 лет. В перечне, изложенном в данном приказе, вы сможете узнать срок хранения документа по его типу.
Личные дела и карточки работников, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.
Где хранить документы
Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации). В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела , в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации. Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.
Если документы ИП утрачены или испорчены
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
Потерянные документы можно и нужно восстановить. Договоры, акты, товарные накладные вы можете запросить повторно у контрагентов. Если потерян учетный документ, то необходимо назначить расследование, возможно, с предоставлением справки о причине потери (потоп, кража, пожар) от соответствующей службы. Акт по результатам расследования отправляется с заявлением в свободной форме в налоговую инспекцию (ФНС) – там в свою очередь устанавливают сроки на восстановление бумаг.
Регистрационные документы ИП можно запросить в налоговой инспекции по отдельности каждый, подав заявление на выдачу дубликата и квитанцию об уплате госпошлины в размере 300 рублей.
За отсутствие первичных документов, регистров бухучета вы можете получить штраф в размере от 10000 рублей.
Хранящиеся документы по истечении срока архивирования можно утилизировать: сжечь или порезать на специальном оборудовании. Однако будьте предельно осторожны, чтобы случайно не уничтожить еще действующие или требующие хранения данные.
Закон не ограничивает индивидуального предпринимателя в перечне бумаг, которые можно архивировать. Если вам спокойно и удобно хранить все – храните, но не где вздумается, а в специальных местах, предназначенных для этого. Документы, надлежащим образом размещенные в архиве, как броня, защитят ваш бизнес в случае споров с налоговой инспекцией или контрагентами.
