Дистанционное управление персоналом: возможные трудности. Дистанционное управление персоналом: правила общения, коммуникации

10.10.201927.05.2017

Как эффективно управлять коллективом в дистанционном режиме? Об этом – наш новый уникальный курс «Удалённое управление персоналом»! Он рекомендуется владельцам бизнеса, руководителям удаленных офисов и филиалов, сотрудников, работающих в хоум-офис.

Сегодня работа «на удалёнке» становится более распространенной. Она имеет массу преимуществ как для персонала, так и для руководителя. Это и отсутствие арендной платы за офис, и экономия на оборудовании рабочих мест, и возможность не тратить время на дорогу в пробках. Однако любого менеджера волнует вопрос: как эффективно управлять дистанционным коллективом, ставить ему задачи и добиваться поставленных целей?

Во время обучения Вы узнаете, как искать идеальных кандидатов на удалённую работу и контролировать их рабочее время. Как проводить собеседования по «скайпу»? Как правильно планировать удалённую работу? Избегать проблем и не попасться в ловушку неэффективных коммуникаций?

Вы систематизируете свои знания об удалённом управлении и переведёте их в практические навыки. Получите рекомендации опытного коуча о том, всё ли сейчас Вы делаете правильно и не нужна ли Вам «работа над ошибками» в дистанционном менеджменте. Вы изучите стратегию и тактику удалённого управления, узнаете способы мотивации персонала и методы контроля.

Основной упор в ходе обучения делается на практику и решение реальных проблем, с которыми сталкивается руководитель удалённого коллектива. Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются методика работы в группах, мозговой штурм, наглядные материалы.

Окончив обучение, Вы станете эффективным дистанционным менеджером и сможете сделать свой бизнес еще более успешным!

Может случиться такая ситуация, когда HR-директору придется уехать надолго, например, с супругом, получившим выгодный контракт за рубежом. В этом случае руководство придется осуществлять в режиме дистанционного управления. Это нужно будет сделать так, чтобы оставалась возможность оперативно решать все рабочие вопросы и дисциплина труда не страдала.

Из статьи вы узнаете:

С какими трудностями можно столкнуться, осуществляя управление персоналом дистанционно;
Какие программные продукты можно использовать для управления персоналом дистанционно;
Какие полномочия можно делегировать заместителю;
Как контролировать работу сотрудников службы.

Трудности, с которыми можно столкнуться, осуществляя управление персоналом дистанционно

Как показывает практика, когда осуществляется управление персоналом дистанционно, основной проблемой является потеря сотрудниками ощущения, что они – одна команда, решающая общие задачи. Отсутствующему руководителю нужно будет не только общаться с каждым сотрудником в отдельности, используя индивидуальные средства связи, но и применять высокие технологии для совместного обсуждения задач в режиме онлайн и организации совещаний. Кроме того, для подписания важных документов и обсуждения некоторых вопросов, требующих личного присутствия, нужно будет периодически прилетать для встречи с сотрудниками.

Чтобы эффективно осуществлять дистанционное руководство, необходимо жестко регламентировать все управленческие процесс и процедуры и проводить планерки еженедельно. Кроме того, необходимо обеспечить возможность оперативной связи с подчиненными для обсуждения срочных проблем.

Продумайте вопрос делегирования полномочий и, осуществляя контроль, научитесь доверять своим сотрудникам. Управляя дистанционно, мы можете не заметить некоторых важных мелочей, а ведь бизнес, в основном, и состоит из них. Чтобы свести риски к минимуму, набирайте в HR-службу высокопрофессиональных сотрудников, готовых самостоятельно принимать решения, которые не бояться нести ответственность.

Программное обеспечение для дистанционного управления персоналом

Конечно, потребуется специальное программное обеспечение, позволяющее осуществлять управление персоналом дистанционно. Эти программы объединяют все доступные каналы связи, и у вас не будет необходимости использовать по отдельности телефон или компьютер, подключенный к Интернету, Skype, Viber или Whatsapp.

С помощью средств управления проектами, функционирующими в режиме «программное обеспечение как услуга» (SaaS), вы сможете легко создавать форумы и чаты для мгновенно обмена сообщениями, устраивать конференции, создавать общие календари и мероприятия, использовать файлы, расположенные на корпоративном сервере в режиме совместного доступа. Для дистанционного управления и коллективной работы можно посоветовать такие ресурсы, как Campfire, Hubot, Asana, «Система управления Простой бизнес».

Обратите внимание, что удобный инструмент для дистанционного управления персоналом не всегда стоит дорого. Так за пользование ресурсом Go to Meeting, обеспечивающим совместный доступ к информации, ежемесячная плата составляет всего 60 долларов.

Проведите перед отъездом общее собрание со своими сотрудниками

Постарайтесь, чтобы сообщение о вашем отъезде и новом методе руководства не стало стрессом для подчиненных. Расскажите, как в новых условиях будет строиться работа HR-службы, подчеркните, что вы по-прежнему сможете оперативно обсуждать проблемы с каждым сотрудником и будете также помогать им находить решения.

Подробно расскажите обо всех каналах связи, которые можно будет использовать, дайте каждому инструкцию, в которой будет указано, как конкретно и в каких ситуациях можно связаться с вами, в какое время.

Выбранное для управления персоналом дистанционно программное обеспечение необходимо установить и опробовать заранее, чтобы каждый сотрудник мог уверенно пользоваться им и использовал все предоставляемые им возможности по максимуму.

Договоритесь с руководством об оплате ежемесячных перелетов

Общение по Skype или другому средству обмена мгновенными сообщениями не сможет заменить личных встреч и бесед с сотрудниками, проводимыми с глазу на глаз. Это объективная необходимость, поскольку непосредственное присутствие руководителя, пусть и периодическое, является хорошим стимулом и позволяет осуществлять контроль, своевременно обнаруживать и корректировать ошибки подчиненных.

Регулярно появляться в компании будет полезно и вам, чтобы чувствовать ее ритм, не терять связи с ее корпоративной культурой. Вы сможете лично пообщаться с руководством, узнать о планируемых изменениях, подписать важные документы, которые должны быть заверены именно вашей собственноручной подписью.

У каждого сотрудника HR-департамента должны быть конкретные цели и четкий план работы

У каждого сотрудника должен быть план работы, разработанный на квартал или на полугодие. В нем необходимо перечислить конкретные задачи, который должны быть выполнены в этом период. Формулируя цели, опишите, к чему сотрудник должен стремиться, чтобы эффективно решать стоящие перед ним задачи. Задачи должны быть сформулированы подробно, а цели – более масштабно.

Еженедельные отчеты сотрудники могут отправлять на электронную почту или на адрес в программе дистанционного управления коллективом. Когда они будут знать, что вы в курсе дел, это будет дополнительным дисциплинирующим фактором. О том, как выполняется личный план, сотрудник может отчитаться периодически, но если есть трудности с реализацией намеченного, об этом он должен поставить вас в известность сразу.

Назначьте себе заместителя и делегируйте ему часть своих полномочий

Конечно, этот сотрудник должен вызывать у вас доверие, хорошо, если вы с ним уже работали над совместными проектами. Обговорите с ним его полномочия – какие вопросы он может решать самостоятельно, какие – только после обсуждения с вами, и решения по каким можете принимать только вы. Например, он может утверждать планы обучения сотрудников и программы, разработанные HR-менеджерами; решать вопросы, касающиеся взаимодействия HR-менеджеров внутри службы персонала и с другими службами. Но вот вопросы, касающиеся бюджетирования HR-департамента, долгосрочной стратегии работы с персоналом, обоснования ФОТ для компании, пересмотра мотивационных пакетов для отдельных категорий сотрудников должны быть вашей прерогативой.

Будьте готовы к тому, что не все решения, которые будет принимать ваш заместитель, будут совпадать с теми, которые бы приняли вы в аналогичных ситуациях. Это неизбежно, и с этим нужно смириться, иначе у вас не получиться снять с себя нагрузку.

Будьте в курсе деловой жизни компании

Попросите, чтобы все важные документы своевременно отсылали вам в электронном виде. Назначьте сотрудника, в обязанности которого будет входить сканирование и пересылка таких документов на вашу электронную почту. Это относится к приказам и положениям, которые разработаны специалистами вашего департамента, а также тем документам, которые направляются руководителям других подразделений на согласование.

Вам необходимо видеть, какие пометки и замечания делают руководители других служб, чтобы фиксировать претензии, определять их причину, чтобы впоследствии учитывать в работе департамента. Именно поэтому вам нужен будет не просто текст документа в электронном виде, а именно отсканированная его копия.

За последние 8 лет я успел поработать с более чем сотней членов виртуальных команд в 9 странах мира. Бывали моменты когда мне просто хотелось рвать на себе волосы. Сегодня управление удаленными сотрудниками нашей компании — привычное дело.

Случалось и такое:

– Я понятия не имел, чем занимается моя команда.

– Члены команды могли «халтурить». Они могли эффективно работать некоторое время, но затем качество работы ухудшалось либо они попросту покидали команду.

– Я чувствовал разочарование, потому что не мог эффективно общаться членами команды.

– Я испытывал массу проблем в поиске и найме талантливых людей удаленным способом.

Но теперь я знаю как справляться со сложными ситуациями и вопросами когда имеешь дело с виртуальными командами. Стратегии которые я использую, отражают мой многолетний опыт в выяснении, что работает лучше всего для сохранения последовательной, продуктивной и мотивированной команды.

Это стратегии, которые мы используем в системе управления персоналом Time Doctor – у нас более 80 штатных сотрудников, все из которых работают удаленно над созданием лучшего продукта для дистанционного управления и увеличения производительности физическим и юридическим лицам.

Управление удаленными сотрудниками: Коммуникация

Совет 1: Компенсируйте за счет того, что вы не натыкаетесь друг на друга.

Одна из главных причин, почему виртуальные команды не достигают успеха это потому, что они не компенсируют расстояние между сотрудниками. Они как бы забывают о других членах команды, которые тихо живут в своем собственном мире и сотрудничают ровно столько, сколько обязаны.

В виртуальной среде необходимо создать возможность среди членов команды для «прямого», формального и неформального общения. Некоторые эффективные варианты: онлайн чаты (например, Skype), платформы для управления проектами (например, Basecamp) и видеоконференции (бесплатно на Google Hangouts).

В нашем бизнесе имеется чат для всех отделов. Участники оставляют сообщения для команды, частью которой являются. Очень важно, чтобы эти чаты оставались «живыми», но не отвлекали. Достаточно вести постоянное общение, и обсуждать некоторые важные вопросы для того, что все чувствовали себя частью одной команды. Но главное – балансировать, ведь чат не должен отвлекать от работы.

У нас также имеется развлекательный чат для всей компании который не связан с напрямую с работой. Это создает эффект «чилл-аута», где сотрудники могут пообщаться о чем хотят. Может возникнуть чувство одиночества когда вы работаете удаленно из дома, а чат помогает сохранить чувство социальной связи.

В зависимости от ваших потребностей, выберите наиболее подходящий тип связи, для вашей команды.

Электронная почта – для быстрого взаимодействия. Вы можете заменить большинство почтовых коммуникаций системой управления проектами.
Чат программ Skype или Google прекрасно подходит для быстрого обмена мгновенными сообщениями и для создания группового чата.
Телефонные звонки или видео-чаты – некоторые виды связи должны быть обработаны только по телефону. Любой вид эмоционального вопроса, например проблемы с производительностью, должен быть обработан по телефону. Видео-чат будет еще лучше, поскольку он даст вам больше визуальных подсказок о том, что происходит с другим человеком.
Создание короткого видео – очень легко создать видео о себе на Youtube, используя веб камеру, или при помощи инструментов захвата экрана, таких как Jing .

Совет 4: Используйте инструменты для быстрого видео или визуальной коммуникации.

Когда вы и ваш сотрудник не в одной и той же комнате, как вы можете объяснить что-то визуально на экране компьютера? Видео в YouTube или инструмент захвата экрана (например Jing) являются отличным решением. Создайте скриншот рабочего стола и поставьте стрелки, ярлыки и примечания, используя Jing, или быстро создайте видео экрана рабочего стола и поделитесь им с другими членами команды через YouTube.

Совет 5: Используйте инструменты совместного использования экрана.

Есть инструменты, которые предоставят вам визуальный доступ к вашему рабочему столу так, что другой человек может увидеть именно то, что вы делаете. Некоторые из этих инструментов позволяют даже людям дистанционно управлять другим компьютером. Многие из этих инструментов являются бесплатными для использования в небольших группах. В их числе TeamViewer и Join.me . Skype также имеет возможность совместного использования экрана, но без возможности удаленного управления другим компьютером.

Совет 6: Сотрудничество в работе с документами и электронными таблицами.

Если у вас есть документ, который редактируется многими людьми, Google Drive является лучшим вариантом. Если у вас есть документ, который просто должен быть общим, и не будут редактироваться одновременно, то вы можете разместить его (например, файл Excel) в общей папке Google Drive или Dropbox . Многие платформы управления проектами также имеют функции совместного использования файлов и совместной работы, так что это еще одна альтернатива для совместной работы над документами.

Совет 7: Настройте и эксплуатируйте систему управления проектами.

Для небольших команд вы могли бы попытаться обрабатывать все по электронной почте. Но это чревато. Системы управления проектами являются полезными, поскольку они помогают организовать документы и беседы в проекты, что помогает вернуться к ним позже. Такие программы также помогают в организации и хранении общих файлов. Если вы ведете бизнес исключительно с электронной почты, он может быстро стать неуправляемым, и превратиться в беспорядок.

Продуктивность

Без систем ваш бизнес может развалиться. Не имея внедренной системы и процессов, работа в офисе может быть компенсирована в какой-то степени просто личным взаимодействием и общением. Управление удаленными сотрудниками подразумевает, что каждый человек может находиться в своем собственном мире. Они могут развивать свои собственные процессы и процедуры, которые могут не соответствовать с тем как работают другие. Лучше всего иметь документированный, стандартизированный способ работы, который постоянно совершенствуется.

Например, в нашем бизнесе, разработчики следуют конкретному процессу для предложения, построения, тестирования и документации.

Совет 9: Разрешите некоторую степень гибких рабочих часов, но также придерживайтесь некоторой последовательности.

Люди, работающие из дома, справедливо хотят иметь гибкость рабочих часов. И, на самом деле, важно иметь некоторую степень гибкости. С другой стороны, если все становится совершенно беспорядочным, то будет трудно получить окно в котором все члены команды будут онлайн для одновременного общения.

Виртуальная команда или нет, вы должны попытаться измерить ее производительность. Каковы ключевые показатели успеха каждой задачи? Советуем установить данные показатели, таким образом, чтобы вы легко и быстро смогли понять (за пару недель, а не за 6 месяцев) является ли продуктивным каждый член вашей команды.

Совет 11: Учет рабочего времени, посещаемость и другие основные показатели производительности.

Если вы платите на основе отработанных часов, то естественно следует отслеживать сколько часов работает каждый человек и вести четкий учет времени.

В офисной среде можно увидеть кто на рабочем месте, даже если вы не отслеживаете посещаемость. При управлении удаленными сотрудниками бывает трудно понять, что именно происходит, как долго и над чем работал каждый сотрудник. Существует меньшинство людей, которые достаточно мотивированы и не нуждаются в пристальном отслеживании посещаемости. При этом, большинство нуждается в определенном уровне дисциплины, особенно работая на дому.

Мы создали Time Doctor для того, не только чтобы обрабатывать эти самые показатели, но и чтобы отслеживать посещенные сайты, приложения, неэффективно используемое время, проработанное время и контроль времени, отведенного на перерывы. Наша система учета рабочего времени может показать вам, например, работает ли член вашей команды или просто болтает с друзьями в Facebook.

Совет 12: Организуйте систему синхронизации времени для общения в разных часовых поясах.

Если члены вашей команды работают в разных часовых поясах, убедитесь в том, что у вас есть период синхронизированного времени, когда работают все члены вашей команды. Проводите виртуальные встречи в это время.

Совет 13: Делайте ежеквартальный обзор, чтобы видеть как члены вашей виртуальной команды справляются с работой.

Одна из проблем в управлении удаленными сотрудниками – люди могут чувствовать себя одинокими и изолированными. Не все хорошо справляется с таким стилем работы. Большинство людей не имеют этой проблемы и любят свободу, которая появляется с работой из дома, но важно, чтобы вы могли время от времени проверять их работу и убеждаться в их успехе.

Найм

Совет 14: Проверьте новых сотрудников в кратковременной работе, прежде чем нанимать их на полную ставку.

Вам не обязательно сразу нанимать человека на полный рабочий день. Вы можете попробовать поработать с ним над небольшим проектом, а по завершению, если, конечно, оба остались довольны, перейти на полный рабочий режим. При этом, переход на полный рабочий день очень важен, потому что на неполном рабочем дне или на временном проекте, внимание сотрудника будет разделено. Вполне возможно, что он не будет доступен в самый нужный момент. Мой опыт показывает, что удаленные сотрудники, которые работают неполный рабочий день в конце концов вовсе перестают работать. Люди, работающие полный рабочий день, полагаются на вашу компанию для получения средств на существование и, скорее всего, продержатся с вами длительный период.

Совет 15: Хорошо оплачивайте труд вашей виртуальной команды.

Многие хотят работать удаленно, и многие специалисты готовы получать меньше за возможность работать из дома. Хотя это и правда – вы можете найти людей готовых работать за меньшие деньги, но если вы платите сотрудникам хорошо, вы будете гарантированы в том, что ваша команда отлично сработает и останется с вами на длительный период.

Совет 16: Ищите сотрудников, которые подходят для удаленной работы.

Взгляните на их домашнюю обстановку. Есть ли у них тихое и спокойное место для работы? Отвлекают ли их дома дети? С другой стороны, живут ли одни и насколько вероятно ежедневное отвлечение на друзей? Отвлечения и изоляция могут вырасти в проблему, поэтому важно убедиться, что ваша команда одновременно счастлива и продуктивна при работе из дома.

Совет 17: Создайте стандартный процесс обучения новых сотрудников.

Если вы нанимаете удаленных сотрудников, значит они будут лишены возможности учиться на вашем примере – как привыкли в обычном офисе. Так что при найме убедитесь, что у вас есть тренинг-программа (советуем, видео уроки), которые ознакомят новичков с вашей компанией и с тем, как ведутся ежедневные процессы. Делайте как можно больше, чтобы помочь сотрудникам адаптироваться и сыграть неотъемлемую роль в вашей компании.

Удаленные сотрудники могут скучать по чувству корпоративной культуры. Трудно создать и поддерживать культуру через написание слов. Гораздо лучше создать видео и использовать услуги видеоконференций, такие как Google Hangouts. Также, полезно записывать конференции для будущих сотрудников. Используйте видео как способ вдохновить свою команду и укрепить основные понятия о культуре компании (например, о вашем видении и миссии).

Встреча команды Time Doctor в Бохол, Филиппины.

Трудно развивать истинно дружеские отношения во время удаленного управления сотрудниками. Встречайтесь лично, около 4-х раз в год или по-возможности. Это самый лучший метод по укреплению внутренних связей компании.

Не забывайте – ваша удаленная команда это живые люди, которым, как и остальным, необходимо общение. Сотрудники могут общаться и взаимодействовать вне работы, но также здорово, если эти потребности могут быть удовлетворены при виртуальной работе. В моем опыте это особенно важно на должностях, которые не имеют бурного общения, например, некоторые разработчики ПО.

На удаленной работе могут потребоваться дополнительные усилия по сохранению чувства преданности своей команде. Сотрудники должны знать, что они не только способствуют достижению цели своей команды, но и также ценны в достижении успеха компании. Некоторые способы, помогающие этого достичь:

Создать и поддерживать общение не связанное с работой.
Разделять видение будущего компании.
Держать команду в курсе о том, как идут дела в компании. Люди хотят знать что происходит во всех областях компании, и каков их вклад в общую картину.
Задействуйте всю команду в важных мероприятиях и проектах.
На дни рождения и по особым случаям отправляйте подарки со смыслом.

Делайте все, чтобы люди чувствовали себя не отдельными рабочими, а по-настоящему частью вашей команды и компании. Это стоит того.

Ежегодно рынок дистанционного оказания услуг растет на 10-15%. Особенно быстро развивается рынок удаленных услуг в маркетинге, создании программного обеспечения, конструировании и продвижении сайтов. Этот рост служит причиной ускоренного набора удаленных сотрудников и формирования рабочих команд. Чтобы сделать механизм дистанционного сотрудничества эффективным, в управлении удаленным персоналом руководителю или менеджеру необходимо применить навыки построения команд и специальное программное обеспечение, оптимизирующее командную работу над проектом и контроль потраченного на него времени.

Преимущества управления удаленными командами

Аутсорсинг в любой его форме экономит предприятию ресурсы, оно не создает дополнительных рабочих мест, не несет расходы на аренду помещения и оборудование (). Аутсорсинг услуг удаленного персонала имеет и еще несколько преимуществ:

возможность нанять лучших специалистов на рынке и платить им только за фактически отработанное время, а не за полный день;
возможность работать с лучшими профессионалами из разных городов и с разным мышлением;
возможность для одного менеджера вести одновременно несколько проектов для нескольких заказчиков.

Сделать проектную команду еще более эффективной помогут современные методики найма (см. ), адаптации и мотивации персонала.

Поиск сотрудников чаще всего ведется на биржах фрилансеров или при помощи механизма социальных сетей. Во втором случае преимущество чаще получают те кандидаты, которые уже проявили себя в работе в одной из удаленных команд или чьи-то знакомые. Не всегда этот механизм найма работает успешно.

При выборе сотрудника ориентироваться нужно на его персональные качества, среди которых:

инициатива;
готовность к командной работе и самостоятельному взаимодействию с членами команды;
умение работать с техническими средствами коммуникации и программными продуктами;
готовность к работе на результат, а не на процесс.

Выявить таких сотрудников помогут заранее подготовленные опросы и тесты.

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Новый член команды не сразу способен вписаться в уже сложившийся коллектив. Необходимо потратить время и силы на его . Для этого нужно:

создать и предоставить в их пользование сервис поддержки, способный оперативно ответить на все вопросы;
адаптировать новичков к сложившейся корпоративной культуре команды и ее базе знаний при помощи веб-семинаров и тренингов (см. ).

Член команды, уже вносящий вклад в ее работу, должен иметь потенциал для роста. Это станет основным стержнем для его мотивации. Другими инструментами мотивации могут стать:

введение системы грейдов (уровней карьерного роста), в которой сотрудник растет от новичка до гуру;
возложение на него менеджерских функций;
обучение сопутствующим специальностям и расширение объема работ, а, значит, и фонда оплаты.

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Обучение удаленных сотрудников становится основным средством повышения удаленного сотрудника. Небольшие команды не всегда могут позволить себе оплачивать дополнительные курсы. Решением задачи может стать организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение, по итогам успешного прохождения которого грейд сотрудника будет повышаться. Важно, чтобы обучение стало не тратой времени, которое, к тому же не будет оплачиваться, а естественной ступенькой роста. Его результаты должны быть зафиксированы в портфолио работника и отразиться на оплате его труда.

Управление удаленным персоналом

Любая команда требует качественного менеджмента. Никто не будет работать самостоятельно более эффективно. Управление включает в себя:

постановку целей;
распределение обязанностей (см. );
распределение ресурсов;
контроль за ходом проекта;
принятие результата работ;
контроль качества работ.

Существует ряд принципов, применение которых сделает работу менеджера более эффективной, подробнее о них далее в статье.

Установление стабильно работающих каналов коммуникации. Это может быть любой групповой чат в мессенджере или в Скайпе или некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. Для групповой коммуникации время должно определено изначально и не меняться на всем протяжении работы над проектом.
Голосовое общение. Голос имеет способность передавать больше оттенков смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности.
Коллегиальное обсуждение. Все важные этапы проекта должны обсуждаться в групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение.
Использование программ для совместной работы ( или платформ типа WeVue) для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
Создание внутреннего блога проекта. Это механизм коммуникации и обратной связи легко превратить в средство неформального общения и создания коллектива со своими традициями и развлечениями.
Формирование единой корпоративной культуры — см. .
Использование видеосвязи. Это позволяет создавать чувства единства.
Ненавязчивый, но тотальный контроль удаленных сотрудников и времени работы на проекте при помощи современных технических средств.
Переложение части контрольных функций на сотрудников.
Учет особенности различия традиций и культур разных членов команды, некоторые шутки москвича не поймут в Тюмени, а художник не всегда оценит юмор разработчика.

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем?

Ошибки руководителя могут привести к срыву проекта. Лучше их не совершать. Среди наиболее типичных:

Навязывание своего мнения. Любой менеджер всегда считает себя умнее своих сотрудников, так как он начальник. При этом, нанимая профессионала, априори предполагается, что в части своих компетенций он превосходит других кандидатов и знает чуть больше. Надо дать ему проявить собственные навыки, а не навязывать мнение шефа.
Избыточный контроль. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над проектом. Эта нагрузка должна быть разумной.
Ошибки со временем. Сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время общения должно быть удобным для всех.
Отсутствие обратной связи. Каждый сотрудник должен иметь возможность достучаться до менеджера со своими задачами и проблемами.
«Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в темноте, кормите недостоверной информацией и надейтесь, что они вырастут не работает с профессионалами. Информация о ходе проекта и его целях должна быть своевременной и достоверной.
Недостаточный удаленный контроль работы сотрудников. Без жестких сроков и контроля за их соблюдением, без анализа времени работы над каждым этапом сроки выполнения проекта могут быть сорваны.
Использование разных платформ и программных средств для разных членов команды.
Выделение фаворитов и лузеров. Система грейдов должна быть объективной и прозрачной.
Отсутствие понятных критериев качества приема работы.
Отсутствие менеджера на связи в любое время суток.

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

Без технических средств управлять удаленным персоналом невозможно. 10 программных продуктов помогут сделать это эффективно:

Wrike. Сервис для управления проектами, постановки задач и контроля времени работы над ними. С Райком можно работать с большими командами, ставить приоритеты, отслеживать выполнение задач. Он доступен и в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
Worksection. Идеальная система для цифровых компаний. Позволяет учитывать время, контролировать совместную работу, имеет функционал CRM. С ее помощью можно вести крупные системные проекты.
Asana. Веб-приложение с версиями для мобильных устройств, при помощи которого можно ставить работу небольших команд. Упрощенный аналог Wrike. Успешно используется Uber в работе с такси.
Slack. Программа для командного общения. Корпоративный мессенждер, позиционирующий себя как «убийца Скайп» и внутрикорпоративной почты. Подойдет для всех командообразующих задач и отчетности.
Битрикс 24 . Бесплатная система для управления проектами и контроля времени. В платной версии есть возможности управления проектами в командах, аналогичные Microsoft Project, в бесплатной – групповой чат и мессенджер интегрируется с соцсетями. Позволяет ставить задачи и отслеживать выполнение.
Мегаплан. Российская облачная программа для совместной работы, есть платная и бесплатная версии. Можно ставить задачи и отслеживать выполнение, есть функция контроля времени.
Jira . Программа для командной работы, система для решения оперативных вопросов и отслеживания ошибок с расширенными возможностями для управления проектами.
Trello . Программа для организации проектной работы небольших групп, разработанное Fog Creek Software. Основана на бизнес-идеологии системы управления проектами канбан, поддерживается работа с мобильными устройствами.
Kickidler . Программа для контроля поведения человека за компьютером. Ее установка имеет смысл в том случае, если менеджера интересует время, проведенное именно на рабочем месте, а не на обдумывание вопроса или создание идеи. В определенных случаях может быть расценена как вторжение в личную жизнь.
StaffCop . Программа для контроля рабочего времени, она отслеживает и анализирует все действия за компьютером, но для анализа предлагает использовать отчеты самого пользователя. Повышает дисциплину сотрудников.

Управление удаленными сотрудниками — Интересные факты

Для изучающих вопрос, как управлять удаленной командой, полезными могут стать такие факты:

за последние 10 лет количество сотрудников, работающих в удаленном режиме в США, увеличилось на 115%;
медиакомпания Makeshift, работающая с удаленными сотрудниками в 80 государствах, стала мировым лидером по количеству эксклюзивных материалов, иногда полученных из опасных точек;
меморандум «никакой-надомной-работы», выпущенный Мариссой Майер, топ-менеджером Yahoo, призывающий работников вернуться в офисы, не имел никакого успеха и был отменен.

За удаленными командами будущее! Задача настоящего – эффективно выстроить их работу!

Цель занятий: получение участниками знаний и навыков по дистанционному управлению персоналом.

Целевая аудитория: тренинг предназначен для сотрудников и руководителей, в чьи компетенции входят коммуникации и управление сотрудниками, расположенными вне офиса и/или на значительном расстоянии.

Программа обучения

Вступление:

Влияние сотрудников на эффективность работы компании.
Отличие менеджера от исполнителя.
Управленческие решения. Критерии эффективности управленческих решений.
Функции руководителя.
Стили руководства.

Особенности работы на расстоянии:

Кто может работать дистанционно: профиль компетенций сотрудника для удалённой работы.
Особенности поиска дистанционных сотрудников, обсуждение условий.
Критерии эффективности работы сотрудников на расстоянии.
Особенности трудовых отношений на расстоянии.

Постановка целей сотрудникам на расстоянии:

Почему так важно ставить сотрудникам цели.
Правила дистанционной постановки целей.
Контроль выполнения поставленных целей.
Основные ошибки при постановке целей на расстоянии.

Контроль деятельности сотрудников на расстоянии:

Виды контроля.
Особенности дистанционного контроля.
Скрытые визиты: техника проведения, ошибки, зоны использования.
Особенности и возможности делегирования на расстоянии.
Обратная связь по результатам контроля деятельности сотрудника.

Коммуникации с сотрудниками на расстоянии:

Значение коммуникаций с сотрудниками на расстоянии.
Виды коммуникаций и особенности использования.
Техника проведения теле- и видеоконференций.
Особенности переписки с сотрудниками на расстоянии.
Ошибки в коммуникациях с сотрудниками на расстоянии.

Мотивация сотрудников на расстоянии:

Мотивационное поле сотрудника. Отличие ведущей мотивации сотрудника на расстоянии.
Способы воздействия на сотрудника на расстоянии.
Демотивирующие факторы для сотрудника на расстоянии.

Обратная связь:

Предназначение обратной связи.
Правила подачи обратной связи сотруднику.
Критерии эффективности полученной обратной связи.

Итоги тренинга:

Формирование плана дальнейшей работы и индивидуального развития участников.

Выдаваемые документы: сертификат установленного образца о повышении квалификации.