Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio. Схема бизнес процесса для нетерпеливых

Лабораторная работа №1

Организационное проектирование

Теоретическое обоснование

Бизнес-процесс ‒ это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (иначе ‒ последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Для решения различных бизнес-задач требуется подробно и наглядно описывать процессы. То есть ‒ строить их модели. Модели предназначены для подробного описания операций, выполняемых последовательно во времени по определенной технологии.

Рисунок 1.1 – Модель «процесс»

Существуют различные возможности для графического, табличного, текстового описания процессов. Рассмотрим, как создать графическую схему бизнес-процесса при помощи программного средства Microsoft Visio. Прежде всего, стоит сказать, что продукт Visio не входит в стандартный пакет Microsoft Office.

Методические указания к выполнению работы:

Запускаем программу при помощи кнопки «Пуск» или через ярлык на рабочем столе.

Рисунок 1.2 – Главное окно программы MS Visio 2010

Рисунок 1.3 – Главное окно программы MS Visio 2003

Первое что мы увидим после запуска программы – окно, предлагающее выбрать вид нужного нам графического построения из предложенных категорий. Для наших целей выбираем категорию «Бизнес-процессы». Здесь мы увидим различные варианты схем, используемых для описания, как процессов, так и диаграмм потоков. Например, потока данных или работ; межфункциональные схемы.

Из предложенных вариантов описания процессов в меню – выбираем опцию EPC Diagramm.

Новый файл можно создать также в рабочем режиме при открытых других файлах, через основное меню. Выбираем Файл – новый (New) – Бизнес-процесс (Business Process) – и нужный нам тип – ePC Diagram.
В меню слева расположены объекты, которые мы будем использовать при построении схемы процесса.

‒ Событие

‒ Функция

‒ Исполнитель

И логические операторы: и, исключающее или, неисключающее или.

Рисунок 1.4 – Объекты для построения схемы процесса

Использование программного средства Microsoft Visio удобно, просто и доступно в применении для построения графических схем бизнес-процессов.

В следующем упражнении мы подробно разберем правила построения схем в так называемой нотации epC – то есть, графического языка моделирования.

Упражнение 1. Правила построения схем процессов в нотации epC

Мы находимся в программном пакете Visio и рассматриваем представление бизнес-процессов под названием Event – driven Process Chain – или EPC. Схемы данного типа удобны, просты в прочтении и активно используются в настоящее время на практике. Разберем подробно, как правильно построить схему процесса. Будем пользоваться объектами, которые расположены в меню слева.

Для этого нажатием правой кнопкой мыши попадаем в меню, выбираем «формат», «Заливка» – и меняем цвет на более яркий. Так же в свойствах объекта можно изменить штриховку, тип и толщину линии контура, тень.

Их можно взять из инструментария слева или с панели управления. При необходимости, можно также настроить их свойства. Чаще всего линию связи между объектами обозначают черным цветом и пунктиром. Можно укрупнить стрелку для лучшей видимости.

Попробуем выстроить некую цепочку действий. Чтобы каждый раз не настраивать свойства объекта, воспользуемся функцией копирования. Для этого правой клавишей мыши выделяем объект, нажимаем «копировать», а затем «вставить». Лишние объекты можно удалять кнопкой на панели инструментов либо клавишей Delete на клавиатуре.

На практике каждая работа выполняется каким-то человеком, исполнителем. Для обозначения исполнителя выбираем объект. Например, желтый овал. И располагаем его обязательно справа от Функции, не забывая указывать организационную единицу. Это может быть отдел, группа, департамент, либо же просто должность исполнителя. Соединяем наш объект с другими посредством линии связи. В этом случае линия должна быть прямой – без начальных и конечных стрелок.

Варианты

1. Бронирование билетов.

2. Покупка через Интернет-магазин.

3. Покупка квартиры.

4. Банковское кредитование.

5. Подключение кабельного телевидения.

6. Сдача в аренду торговых площадей.

7. Прием к врачу.

8. Техническое обслуживание.

9. Гостиница.

10. Страховая компания.

11. Библиотека.

12. Курсы по повышению квалификации.

13. Грузовые перевозки.

14. Прокат автомобилей.

15. Инвестирование свободных средств.

2. Используя вариант предприятия, представленного в первом задании, разработайте на новой странице организационную диаграмму:

‒ сохраните и отобразите в организационных диаграммах информацию о сотрудниках, отделах, подразделениях;

‒ настройте внешний вид организационной диаграммы.

Приложение 1

Проверка правильности построения диаграммы

ТП1 Юридическое оформление договора

Правило 1: Диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).

Ошибок не обнаружено.

Правило 2: По ходу выполнения процесса события и функции должны чередоваться (событие и функция могут быть связаны через операторы).

Ошибок не обнаружено.

Правило 3: События и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, которые отражают ход выполнения процесса.

Ошибок не обнаружено.

Правило 4: На диаграмме не должны присутствовать неименованные связи.

Ошибок не обнаружено.

Правило 5: За единичным событием не должны следовать операторы «OR» или «XOR».

Ошибок не обнаружено.

Правило 6: Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления – только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут иметь одновременно несколько входящих и несколько исходящих связей.

Ошибок не обнаружено.

Правило 7: Операторы могут объединять или разветвлять только элементы одного типа. Объединение или ветвление одновременно функций и событий невозможно.

Ошибок не обнаружено.

Правило 8: Для каждой функции должна быть установлена связь типа «выполняет» минимум с одним и максимум с тремя субъектами.

Ошибок не обнаружено.

Правило 9: На диаграмме одно и то же событие должно присутствовать только один раз.

Ошибок не обнаружено.

Лабораторная работа №1

Задача описания бизнес-процессов при помощи MS Visio.

Событийная цепочка процессов - Event-driven Process Chain (EPC) Организации используют EPC-диаграммы для планирования потоков работ бизнес-процессов. Существует ряд инструментов для создания EPC-диаграмм, например, набор инструментов ARIS и ARIS Express, Microsoft Visio, Adonis от BOC Group, Mavim Rules от Mavim BV, Business Process Visual Architect от Visual Paradigm. Некоторые из этих средств поддерживают инструментонезависимый формат обмена данными EPC язык разметки EPML. EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса. EPC-метод был разработан Августом-Вильгельмом Шеером в рамках работ над созданием ARIS в начале 1990-х годов. Используется многими организациями для моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов.

Использование MS Visio В Visio 2013 в категории "Бизнес" содержится шаблон «Схема EPC», с помощью которого можно создать схему событийной цепочки процесса(Event Driven Process Chain, EPC) для документирования бизнес-процессов.

Выводы Использование программного средства Microsoft® Visio® удобно, просто и доступно как графопостроитель для моделей процессов, но не является в полном смысле средством моделирования. В профессиональных средствах моделирования объекты и их свойства хранятся в ячейках баз данных, что позволяет совершать различные операции с ними. Однако, при использовании сложных систем моделирования требуется приобретение, установка, освоение и серьезная поддержка таких систем. Оправданно это только в тех случаях, когда есть реальная необходимость использовать все возможности баз данных достаточно полно. Ваш выбор будет зависеть от сферы применения: нужно ли вам «легкое» решение либо профессиональный программный продукт.

Рабочие процессы - важная и почти обязательная составляющая портала на SharePoint, они являются основой документооборота и многих других бизнес-процессов. Неудивительно, что существуют такие системы как Nintex, пытающиеся расширить и дополнить возможности стандартных рабочих процессов.

По опыту работы с Nintex могу сказать, что данная система не лишена недостатков: дороговизна, периодически возникающие ошибки, общая неторопливость системы (хоть это свойственно всему SharePoint) - все это вынуждает меня использовать штатный механизм рабочих процессов. Однако, у Nintex есть важное преимущество - визуализация схемы и текущего состояния процесса. Благодаря этому создание рабочих процессов упрощается, и их могут создавать даже люди, достаточно далекие от программирования (контент-менеджеры, бизнес-аналитики и т.д.). В SharePoint 2010 есть аналогичная возможность создания рабочего процесса на основе визуальной схемы, используя Visio 2010 и SharePoint Designer 2010.

Создание схемы в Visio

В Visio 2010 появился новый шаблон – Microsoft SharePoint Workflow (присутствует только в Premium-редакции Visio). Полученную из этого шаблона схему можно будет экспортировать в Designer для дальнейшей работы.
Итак, открываем Visio и ищем шаблон в категории Flowchart.

После открытия шаблона слева будут расположены элементы схемы - условия, действия, начало и конец (на скриншоте показаны только «быстрые» действия, вообще их гораздо больше):

Теперь продумываем логику бизнес-процесса и составляем схему, используя необходимые элементы. Я для примера сделал простейший бизнес-процесс согласования:

• существует 2 списка - «Входящие» и «Ответственные»
• в списке «Ответственные» находятся категории запросов (предложение/вопрос/жалоба и т.д.) и соответствующие ответственные лица
• пользователь создает элемент в списке «Входящие» и указывает категорию
• рабочий процесс находит ответственного за эту категорию и создает задачу на него
• ответственный реагирует на задачу, и у запроса в списке «Входящие» меняется статус

Конечно на словах тяжело это воспринимать, поэтому приведу сразу готовую схему рабочего процесса:

В создании схемы нет ничего сложного, достаточно только представлять себе логику бизнес-процесса. Подписи к элементам достаточно понятные, пиктограммы не дают запутаться. После создания экспортируем процесс в файл для SharePoint Designer:

Привязка процесса к данным в SharePoint Designer

Открываем Designer, подключаемся к нужному сайту, переходим в папку Workflows. На риббоне нажимаем кнопку «Import from Visio» и указываем файл с сохраненной схемой. Пишем имя рабочего процесса и список, к которому его привязываем (в данном случае - «Входящие»). Designer сам сгенерирует код и комментарии к нему, нам останется лишь указать поля, откуда брать данные (конкретно в данном случае у меня возникли небольшие проблемы из-за использования поля типа Lookup, но обычно все просто):

После доработки рабочего процесса, переходим в настройки. Там указываем необходимое условие запуска (запускать автоматически при создании элемента), а так же ставим галочку у опции «Show workflow visualization on status page» (требуется активировать возможности SharePoint Server Enterprise на коллекции сайтов). Это именно то, ради чего стоит создавать рабочие процессы именно в Visio. Теперь перейдем на сайт, создадим любой элемент в списке «Входящих», перейдем в список задач и завершим задачу, а затем откроем окно статуса рабочего процесса:

Итак, мы видим достаточно симпатичную схему рабочего процесса, на котором отмечены все пройденные этапы. Если бы процесс остановился на каком-либо этапе (например ждал согласования от нас), то это было бы так же отмечено на схеме. Благодаря этому каждый пользователь сможет увидеть, на какой стадии согласования находится его запрос.

Заключение

В качестве итога приведу положительные и отрицательные стороны использования Visio для создания рабочих процессов (на мой субъективный взгляд).
Плюсы:

• Простота создания, не нужно быть программистом
• Пользователь может легко посмотреть и понять статус запроса

Минусы:

• Требуется SharePoint Enterprise Server и Visio Premium

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Моделирование бизнес-процессов в условиях модернизации экономики и управления является актуальным направлением, способствующим оптимизации процессов деятельности организации и повышению результативности бизнеса. Говоря о моделировании бизнес-процессов, мы будем пользоваться терминологией сразу нескольких областей знаний, относящихся к экономике, информатике, моделированию сложных систем. Поэтому определимся с базовыми определениями и понятиями.

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Термин «моделирование» имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства. Если же модель уже построена, то моделирование - это процесс исследования (анализа) функционирования системы, вернее, ее модели. Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании. При этом необходимо определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие действия выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения) и как он может быть расширен/модифицирован в будущем.

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры. Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны.

Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Проблема данной курсовой работы звучит так: насколько практичны в использовании (простоты, наглядны и информативны) схемы, проектируемые в MS Visio.

В качестве объекта выступает бизнес-моделирование.

Предметом обозначим: моделирование бизнес-процессов предприятия, занимающегося оказанием услуг по автоперевозкам, в MS Visio.

Исходя от проблемы, обозначим целью: определить насколько практичны в использовании схемы, проектируемые в MS Visio, на примере транспортной компании (ТК) ООО «ЭкоТранс».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Найти и изучить методологии моделирования бизнес-процессов;

Ознакомиться с деловой графикой в MS Visio;

Проанализировать бизнес-процессы ТК ООО «ЭкоТранс»

Описать бизнес-процессы ТК ООО «ЭкоТранс» с использованием бизнес-моделирования в Microsoft Visio

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, т. е. процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык). В данной курсовой работе, для моделирования бизнес-процессов будут использованы методологии IDEF0, IDEF3.

1. Методологии описания предметной области

Процесс бизнес-моделирования может быть реализован в рамках различных методик, отличающихся, прежде всего, своим подходом к тому, что представляет собой моделируемая организация. В соответствии с различными представлениями об организации методики принято делить на объектные и функциональные (структурные).

Объектные методики рассматривают моделируемую организацию как набор взаимодействующих объектов - производственных единиц. Объект определяется как осязаемая реальность - предмет или явление, имеющие четко определяемое поведение. Целью применения данной методики является выделение объектов, составляющих организацию, и распределение между ними ответственностей за выполняемые действия.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика IDEF0, рассматривают организацию как набор функций, преобразующий поступающий поток информации в выходной поток. Процесс преобразования информации потребляет определенные ресурсы. Основное отличие от объектной методики заключается в четком отделении функций (методов обработки данных) от самих данных.

С точки зрения бизнес-моделирования каждый из представленных подходов обладает своими преимуществами. Объектный подход позволяет построить более устойчивую к изменениям систему, лучше соответствует существующим структурам организации. Функциональное моделирование хорошо показывает себя в тех случаях, когда организационная структура находится в процессе изменения или вообще слабо оформлена. Подход от выполняемых функций интуитивно лучше понимается исполнителями при получении от них информации об их текущей работе.

1.1 Понятие о семействе стандартов IDEF

Одной из самых важных целей, при подготовке проекта построения информационной системы является четкая и правильно понимаемая постановка задачи. Для достижения этой цели необходимо исследовать все происходящие финансово-хозяйственные процессы, и соответствующие им потоки информации на предприятии, выявить те из них, которые должны быть реорганизованы в первую очередь, т.е. построить так называемую бизнес-модель. Подобные комплексные обследования предприятий всегда являются сложными и существенно отличающимися от случая к случаю задачами. Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

IDEF-методология создавалась в рамках проводимой в США программы компьютеризации промышленности ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing), в ходе реализации которой выявилась потребность в разработке методов анализа процессов взаимодействия в производственных системах. Отсюда и происходит название данного семейства стандартов - Icam DEFinition - IDEF.

В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;

IDEF1 - методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;

IDEF1X (IDEF1 Extended) - методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий “сущность-взаимосвязь” (ER - Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;

IDEF2 - методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе.

IDEF3 - методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 - каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;

IDEF4 - методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;

IDEF5 - методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.

Наиболее подробно рассмотрим стандарты, которые потребуются при описании бизнес-процессов в данной курсовой работе, это: IDEF0, IDEF3.

Функциональная методика IDEF0.

Целью методики является построение функциональной схемы исследуемой системы, описывающей все необходимые процессы с точностью, достаточной для однозначного моделирования деятельности системы.

В основе методологии лежат четыре основных понятия: функциональный блок, интерфейсная дуга, декомпозиция, глоссарий.

a) Функциональный блок (Activity Box) представляет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, "производить услуги"). На диаграмме функциональный блок изображается прямоугольником (Рисунок 1.1). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение (роль), при этом:

Верхняя сторона имеет значение "Управление" (Control);

Левая сторона имеет значение "Вход" (Input);

Правая сторона имеет значение "Выход" (Output);

Нижняя сторона имеет значение "Механизм" (Mechanism).

Такое обозначение отражает определенные системные принципы: входы преобразуются в выходы, управление ограничивает или предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, что и как выполняет функция.

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер.

Рисунок 1.1 - Функциональный блок

b) Интерфейсная дуга (Arrow) отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, представленную данным функциональным блоком. Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками.

С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (детали, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.).

В зависимости от того, к какой из сторон функционального блока подходит данная интерфейсная дуга, она носит название "входящей", "исходящей" или "управляющей".

Необходимо отметить, что любой функциональный блок по требованиям стандарта должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую. Это и понятно - каждый процесс должен происходить по каким-то правилам (отображаемым управляющей дугой) и должен выдавать некоторый результат (выходящая дуга), иначе его рассмотрение не имеет никакого смысла.

Обязательное наличие управляющих интерфейсных дуг является одним из главных отличий стандарта IDEF0 от других методологий классов DFD (Data Flow Diagram) и WFD (Work Flow Diagram).

c) Декомпозиция (Decomposition) является основным понятием стандарта IDEF0. Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели.

Декомпозиция позволяет постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления системы как единого целого - одного функционального блока с интерфейсными дугами, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором «А-0» (Рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Пример контекстной диаграммы

В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель (Purpose) построения диаграммы в виде краткого описания, и зафиксирована точка зрения (Viewpoint).

Определение и формализация цели разработки IDEF0 - модели является крайне важным моментом. Фактически цель определяет соответствующие области в исследуемой системе, на которых необходимо фокусироваться в первую очередь. Например, если мы моделируем деятельность предприятия с целью построения в дальнейшем на базе этой модели информационной системы, то эта модель будет существенно отличаться от той, которую бы мы разрабатывали для того же самого предприятия, но уже с целью оптимизации логистических цепочек.

Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень необходимой детализации. Четкое фиксирование точки зрения позволяет разгрузить модель, отказавшись от детализации и исследования отдельных элементов, не являющихся необходимыми, исходя из выбранной точки зрения на систему. Например, функциональные модели одного и того же предприятия с точек зрения главного технолога и финансового директора будут существенно различаться по направленности их детализации. Это связано с тем, что в конечном итоге, финансового директора не интересуют аспекты обработки сырья на производственных станках, а главному технологу ни к чему прорисованные схемы финансовых потоков. Правильный выбор точки зрения существенно сокращает временные затраты на построение конечной модели.

В процессе декомпозиции, функциональный блок, который в контекстной диаграмме отображает систему как единое целое, подвергается детализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней (Child diagram) по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме соответственно называется дочерним блоком - Child Box). В свою очередь, функциональный блок - предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме (Parent Box), а диаграмма, к которой он принадлежит - родительской диаграммой (Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. Важно отметить, что в каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок, или исходящие из него фиксируются на дочерней диаграмме. Этим достигается структурная целостность IDEF0 - модели. Наглядно принцип декомпозиции представлен на рисунке 1.3. Следует обратить внимание на взаимосвязь нумерации функциональных блоков и диаграмм - каждый блок имеет свой уникальный порядковый номер на диаграмме (цифра в правом нижнем углу прямоугольника), а обозначение под правым углом указывает на номер дочерней для этого блока диаграммы. Отсутствие этого обозначения говорит о том, что декомпозиции для данного блока не существует.

Часто бывают случаи, когда отдельные интерфейсные дуги не имеет смысла продолжать рассматривать в дочерних диаграммах ниже какого-то определенного уровня в иерархии, или наоборот - отдельные дуги не имеют практического смысла выше какого-то уровня. Например, интерфейсную дугу, изображающую “деталь” на входе в функциональный блок “Обработать на токарном станке” не имеет смысла отражать на диаграммах более высоких уровней - это будет только перегружать диаграммы и делать их сложными для восприятия. С другой стороны, случается необходимость избавиться от отдельных “концептуальных” интерфейсных дуг и не детализировать их глубже некоторого уровня. Для решения подобных задач в стандарте IDEF0 предусмотрено понятие туннелирования. Обозначение “туннеля” (Arrow Tunnel) в виде двух круглых скобок вокруг начала интерфейсной дуги обозначает, что эта дуга не была унаследована от функционального родительского блока и появилась (из “туннеля”) только на этой диаграмме. В свою очередь, такое же обозначение вокруг конца (стрелки) интерфейсной дуги в непосредственной близи от блока - приёмника означает тот факт, что в дочерней по отношению к этому блоку диаграмме эта дуга отображаться и рассматриваться не будет. Чаще всего бывает, что отдельные объекты и соответствующие им интерфейсные дуги не рассматриваются на некоторых промежуточных уровнях иерархии - в таком случае, они сначала “погружаются в туннель”, а затем, при необходимости «возвращаются из туннеля».

d) Глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0 -- диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг -- существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Глоссарий гармонично дополняет наглядный графический язык, снабжая диаграммы необходимой дополнительной информацией.

Стандарт документирования технологических процессов IDEF3.

IDEF3 является стандартом документирования технологических процессов, происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для наглядного исследования и моделирования их сценариев. Сценарием (Scenario) в данном случае называется описание последовательности изменений свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса (например, описание последовательности этапов обработки детали в цеху и изменение её свойств после прохождения каждого этапа).

Средства документирования и моделирования IDEF3 позволяют выполнять следующие задачи:

Документировать имеющиеся данные о технологии процесса, выявленные, скажем, в процессе опроса компетентных сотрудников, ответственных за организацию рассматриваемого процесса;

Определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего документооборота на сценарий технологических процессов;

Определять ситуации, в которых требуется принятие решения, влияющего на жизненный цикл процесса, например изменение конструктивных, технологических или эксплуатационных свойств конечного продукта;

Содействовать принятию оптимальных решений при реорганизации технологических процессов.

Существуют два типа диаграмм в стандарте IDEF3, представляющие описание одного и того же сценария технологического процесса в разных ракурсах. Диаграммы, относящиеся к первому типу называются диаграммами Описания Последовательности Этапов Процесса (Process Flow Description Diagrams, PFDD), а ко второму - диаграммами Состояния Объекта и его Трансформаций в Процессе (Object State Transition Network, OSTN).

Предположим, требуется описать процесс окраски детали в производственном цеху на предприятии. С помощью диаграмм PFDD документируется последовательность и описание стадий обработки детали в рамках исследуемого технологического процесса. Диаграммы OSTN используются для иллюстрации трансформаций детали, которые происходят на каждой стадии обработки.

На следующем примере, опишем, как графические средства IDEF3 позволяют документировать вышеуказанный производственный процесс окраски детали. В целом, этот процесс состоит непосредственно из самой окраски, производимой на специальном оборудовании и этапа контроля ее качества, который определяет, нужно ли деталь окрасить заново (в случае несоответствия стандартам и выявления брака) или отправить ее в дальнейшую обработку.

На рисунке 1.4 изображена диаграмма PFDD, являющаяся графическим отображением сценария обработки детали. Прямоугольники на диаграмме PFDD называются функциональными элементами или элементами поведения (Unit of Behavior, UOB) и обозначают событие, стадию процесса или принятие решения. Каждый UOB имеет свое имя, отображаемое в глагольном наклонении и уникальный номер. Стрелки или линии являются отображением перемещения детали между UOB-блоками в ходе процесса.

Рисунок 1.4 - Диаграмма PFDD сценария обработки детали

Объект, обозначенный J1 - называется перекрестком (Junction). Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия стрелок (потоков) при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые могут или должны быть завершены перед началом следующей работы. Различают перекрестки для слияния (Fan-in Junction) и разветвления (Fan-out Junction) стрелок. Перекресток не может использоваться одновременно для слияния и для разветвления. При внесении перекрестка в диаграмму необходимо указать тип перекрестка. Классификация возможных типов перекрестков приведена в таблице 1.

Таблица 1 - Классификация типов перекрестков

Наименование	Смысл в случае слияния стрелок (Fan-in Junction)	Смысл в случае разветвления стрелок (Fan-out Junction)
Asynchronous AND	Все предшествующие процессы должны быть завершены	Все следующие процессы должны быть запущены
	Все предшествующие процессы завершены одновременно	Все следующие процессы запускаются одновременно
	Один или несколько предшествующих процессов должны быть завершены	Один или несколько следующих процессов должны быть запущены
	Один или несколько предшествующих процессов завершаются одновременно	Один или несколько следующих процессов запускаются одновременно
XOR (Exclusive OR)	Только один предшествующий процесс завершен	Только один следующий процесс запускается

Сценарий, отображаемый на диаграмме, можно описать в следующем виде:

Деталь поступает в окрасочный цех, подготовленной к окраске. В процессе окраски наносится один слой эмали при высокой температуре. После этого, производится сушка детали, после которой начинается этап проверки качества нанесенного слоя. Если тест подтверждает недостаточное качество нанесенного слоя (недостаточную толщину, неоднородность и т.д.), то деталь заново пропускается через цех окраски. Если деталь успешно проходит контроль качества, то она отправляется в следующий цех для дальнейшей обработки.

Каждый функциональный блок UOB может иметь последовательность декомпозиций, и, следовательно, может быть детализирован с любой необходимой точностью. Под декомпозицией мы понимаем представление каждого UOB с помощью отдельной IDEF3 диаграммы. Например, мы можем декомпозировать UOB «Окрасить Деталь», представив его отдельным процессом и построив для него свою PFDD диаграмму. При этом эта диаграмма будет называться дочерней, по отношению к изображенной на рисунке 1.4, а та, соответственно родительской. Номера UOB дочерних диаграмм имеют сквозную нумерацию, т.е., если родительский UOB имеет номер «1», то блоки UOB на его декомпозиции будут соответственно иметь номера «1.1», «1.2» и т.д. Применение принципа декомпозиции в IDEF3 позволяет структурировано описывать процессы с любым требуемым уровнем детализации.

Если диаграммы PFDD технологический процесс «С точки зрения наблюдателя», то другой класс диаграмм IDEF3 - OSTN позволяет рассматривать тот же самый процесс «С точки зрения объекта». На рисунке 1.5 представлено отображение процесса окраски с точки зрения OSTN диаграммы. «Состояния объекта» (в нашем случае детали) и «Изменение состояния» являются ключевыми понятиями OSTN диаграммы. Состояния объекта отображаются окружностями, а их изменения направленными линиями. Каждая линия имеет ссылку на соответствующий функциональный блок UOB, в результате которого произошло отображаемое ей изменение состояния объекта.

Рисунок 1.5 - Процесс окраски с точки зрения OSTN диаграммы

2. Инструменты моделирования бизнес-процессов

Для описания бизнес-процессов существует множество инструментальных средств BPWin, ERWin, PowerDesigner, Business Studio, ELMA BPM, Visual Paradigm и другие.

В представленный выше список можно добавить и принадлежащий к лидирующему семейству офисных продуктов, выпускаемому лидером индустрии программного обеспечения - Microsoft Visio. Конечно, он не столь функциональный с точки зрения моделирования бизнес-процессов, но зато весьма популярный и массовый за счёт относительно невысокой стоимости.

2.1 Технические особенности. Хранение данных

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (Рисунок 2.1).

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Рисунок 2.1 - Набор готовых шаблонов MS Visio

2.2 Поддерживаемые методологии и нотации

Поскольку набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний.

3. Анализ предметной области ООО «ЭкоТранс»

Транспортная компания ООО «ЭкоТранс» основана 2008 году. Первые услуги по автоперевозке грузов были оказаны потребителям, ведущим бизнес в Орловской области. Многие крупнейшие предприятия региона заключили с компанией долгосрочные контракты на грузопассажирские перевозки. Для ООО «ЭкоТранс» услуги грузоперевозки (Орловская область) внутри региона стали успешным стартом для дальнейшего развития. Сегодня география транспортных услуг шагнула далеко за пределы родной области. Расширение географии своей деятельности потребовало увеличения количества современного грузового автотранспорта, поэтому для доставки грузов теперь используется не только свой собственный обширный автопарк, но и автомобили партнёров.

ООО «ЭкоТранс» не только обеспечивает грузоперевозки по России, но и предоставляет клиентам сопутствующие услуги, такие как: экспедирование и страховка груза.

a) Транспортное экспедирование. Данная услуга позволяет клиенту не только облегчить процесс грузоперевозки, но и удешевить его. Транспортное экспедирование грузов состоит из нескольких видов услуг:

Оформление необходимых документов. Товаротранспортные накладные, декларации на таможне, бумаги страховой компании и т.п. документы, а также их подписание больше не касаются клиента;

Подбор транспортного средства. Учитывается вес груза, его габариты и маршрут;

Планирование маршрута. Выбирается самая скоростная и безопасная схема движения;

Решение прочих проблем, возникающих на пути следования.

b) Страхование груза. С грузом в пути может случиться всякое. Он может быть повреждён, испорчен, украден и т.д. Для ликвидации данных рисков страховые компании страхуют груз, транспортные расходы по его доставке и даже некоторую часть ожидаемой прибыли.

Миссия ООО «ЭкоТранс» - обеспечить качественное, на высоком профессиональном уровне, транспортное обслуживание клиентов для установления долгосрочных партнерских отношений с имеющимися потребителями и привлечения новых.

3.1 Организационная структура ООО «ЭкоТранс»

В ООО «ЭкоТранс» Генеральному директору подчиняются: главный бухгалтер, главный инженер, инженер-электрик, системный администратор. Главному бухгалтеру подчиняется бухгалтер. Бухгалтеру подчиняется кладовщик. Главному инженеру подчиняются: кладовщик, механик, медицинский работник, диспетчер. Диспетчеру подчиняются: механик, водители автомобиля, водители автобуса, водители погрузчика. Механику подчиняются: водители автомобиля, водители автобуса, водители погрузчика.

3.2 Бизнес-процесс «Перевозка груза»

Бизнес-процесс «Перевозка груза» включает в себя:

1 Получение заявки. Заказчик отправляет заявку диспетчеру, а диспетчер её принимает.

2 Заключение договора. Между заказчиком и директором заключается договор на основании, которого осуществляется перевозка.

3 Проверка на наличие договора. Диспетчер проверят наличие договора.

4 Обработка заявки. В соответствии с техническими характеристиками транспортного средства диспетчер на основании заявки, учитывая габариты, массу груза и условия перевозки распределяет транспортные средства.

5 Выдача путевого листа. Диспетчер вызывает водителя, сообщает ему о предстоящем рейсе и маршруте движения и выдает путевой лист.

6 Прохождение медицинского осмотра. Водитель проходит медицинский осмотр.

7 Отметка о прохождение медицинского осмотра. Медицинский работник определяет содержания алкоголя и психотропных веществ в организме, состояния здоровья: измеряет пульс, артериальное давление, температуру, выясняет степень усталости и качество сна. Если медосмотр пройден, медицинский работник ставит отметку в путевом листе.

8 Ежедневное обслуживание ТС. Водитель проводит ежедневное обслуживание транспортного средства. Проверяет: комплектность автомобиля, уровень охлаждающей и смазывающих жидкостей, герметичность систем автомобиля, состояние и крепление колес, работу тормозных систем световой и звуковой сигнализации.

9 Отметка об исправности ТС в путевом листе. Водитель ставит отметку об осмотре ТС в путевом листе.

10 Осмотр ТС. Водитель предоставляет транспортное средство для осмотра механику. Механик осматривает транспортное средство. Проверяет: герметичность и действие тормозных систем, систем питания, охлаждения, системы выпуска отработанных газов; исправность рулевого управления, внешних световых приборов, стеклоочистителей; крепление колес; наличие медицинской аптечки, огнетушителя, знака аварийной остановки.

11 Отметка об исправности ТС в путевом листе. Механик ставит отметку об исправности ТС в путевом листе.

12 Перевозка груза. Водитель уезжает на линию, забирает груз в указанном месте, доставляет груз получателю.

13 Получение документов. Водитель забирает транспортные накладные у заказчика.

14 Возвращение с линии. Водитель с линии возвращается в гараж.

15 Осмотр ТС. При возвращении с линии водитель предоставляет транспортное средство для осмотра механику.

16 Отметка о состоянии ТС в путевом листе. Механик ставит отметку о состоянии ТС в путевом листе.

17 Передача документов в бухгалтерию. Водитель передает транспортные накладные в бухгалтерию.

18 Выписка документов бухгалтерией. Бухгалтерия выписывает документы: акт выполненных работ, счет фактура, счет на оплату.

19 Оплата услуги заказчиком. Бухгалтерия передает выписанные документы для оплаты заказчику. Заказчик оплачивает оказанную услугу.

3.3 ИТ-инфраструктура

информационный сетевой моделирование

Сетевая архитектура (network architecture) - это комбинация топологий, методов доступа к среде передачи данных и протоколов, необходимых для создания работоспособной сети.

ЛВС - локальная вычислительная сеть (LAN, local area network).

В организации ООО «ЭкоТранс» ЛВС выполнена по топологии «звезда».

В ИС объекта обследования используется служба каталогов корпорации Microsoft - Active Directory. Данная служба используется для регулирования групповых политик домена. Домены имеют иерархическую структуру.

В аппаратной части ИС объекта: 2 серверов; 16 рабочих станций.

Программное обеспечение ООО "ЭкоТранс": операционная система Windows XP Servise Pack 2/3, MS Office 2007, антивирусное программное обеспечение - Panda Antivirus Platinum, Налогоплательщик ЮЛ, 1С: Бухгалтерия, 1 С: Зарплата и кадры, ПП "Справочник сертификатов",СКЗИ Крипто Про CSP, ПП "СТЭК-Траст". АРМ "ТРАСТ-Клиент", Система "СТЭК-Траст". АРМ Страхователя, Утилита для ФСС, Документы ПУ 5, CheckXML, Canon Solution Menu, ABBYY FineReader Professional Edition, Total Commander, WinDjView, Adobe Acrobat Professional, WinRAR и другие.

4. Описание бизнес-процессов ТК ООО «ЭкоТранс» с использованием бизнес-моделирования в Microsoft Visio

4.1 Построение модели в нотации IDEF0 и ее декомпозиция

Создадим модель ТК ООО «ЭкоТранс» по методологии IDEF0. Сначала построим контекстную диаграмму бизнес-процесса «Перевозка груза» (Рисунок 4.1). Согласно нотации IDEF0 назовём этот функциональный блок «Перевезти груз».

Рисунок 4.1 - Контекстная диаграмма процесса «Перевозка груза»

Затем разобьём бизнес-процесс «Перевозка груза» на составляющие: «Обработка заявки», «Заключение договора», «Подготовка к перевозке груза», «Оформление документов, необходимых для перевозки груза», «Осуществление перевозки груза». И соответствующим образом декомпозируем функциональный блок «Перевезти груз» (Рисунок 4.2).

Рисунок 4.2 - Диаграмма декомпозиции процесса «Перевозка груза»

Подробнее рассмотрим бизнес-процессы: «Обработка заявки» (Рисунок 4.3); «Подготовка к перевозке груза» (Рисунок 4.4); «Оформление документов, необходимых для перевозки груза» (Рисунок 4.5); «Осуществление перевозки груза» (Рисунок 4.6).

Рисунок 4.3 - Диаграмма декомпозиции процесса «Обработка заявки»

Рисунок 4.4 - Диаграмма декомпозиции процесса «Подготовка к перевозке груза»

Рисунок 4.5 - Диаграмма декомпозиции процесса «Оформление документов, необходимых для перевозки груза»

Рисунок 4.6 - Диаграмма декомпозиции процесса «Осуществление перевозки груза»

4.2 тПостроение модели в нотации IDEF3

Теперь построим модель ТК ООО «ЭкоТранс» используя методологию IDEF3. Декомпозиция процесса «Перевозка груза» представлена на рисунке 4.7

Рисунок 4.7 - Диаграмма PFDD декомпозиции процесса «Перевозка груза»

Символ «», означает «Исключающее ИЛИ», он же «XOR» (Exclusive OR).

Заключение

В ходе изучения темы «Описание бизнес-процессов предприятия, занимающегося оказанием услуг по автоперевозкам, в MS Visio» была определена важность описания бизнес-процессов для оптимизации процессов деятельности предприятия.

Описание бизнес-процессов возможно различными способами: текстовый, табличный, графический. Для их описания существует множество методологий (IDEF0, IDEF3, DFD, WORKFLOW, UML, ARIS и другие) и инструментальных средств (BPWin, ERWin, PowerDesigner и другие).

Для описания бизнес-процессов ТК ООО «ЭкоТранс» в графической форме, были выбраны методологии моделирования бизнес-процессов IDEF0, IDEF3. Моделирование осуществлялось посредством продукта корпорации Майкрософт - Visio. Данная программа имеет готовый шаблон для моделирования в нотации IDEF0, а для IDEF3 пришлось создать свой набор элементов. Что подтверждает малую функциональность, но, в тоже время, отсутствие глобальных ограничений в процессе проектирования.

Добавление к простому текстовому описанию бизнес-процессов ООО «ЭкоТранс», графического описания, придало им наглядность. И как следствие, предоставило больше возможностей для системного анализа и оптимизации деятельности компании.

Если взять во внимание доступность программы Microsoft Visio для российского пользователя, её простоту в использовании, и учесть возникающие преимущества графического моделирования бизнес-процессов, можно утверждать, что схемы, проектируемые в MS Visio, имеют достаточную для большого числа пользователей практичность.

Литература

1 Голичев В.Д., Голичева Н.Д., Гусарова О.М. и др. Актуальные вопросы экономики и управления в условиях модернизации. Коллективная монография. - Смоленск: Смолгортипография, 2014. - 212с.

2 Гусарова О.М. Моделирование результатов бизнеса в менеджменте организации // Перспективы развития науки и образования. - Тамбов: Бизнес-Наука-Общество, 2014. - с. 42-43.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Проведение предпроектного обследования предприятия. Построение модели организационно-функциональной структуры компании. Создание организационной диаграммы в MS Visio. Перечень и структура документов, которые должны формироваться информационной системой.

практическая работа , добавлен 14.02.2012


Моделирование бизнес-процессов как средство поиска путей оптимизации деятельности компании. Методология SADT (структурный анализ и проектирование), семейство стандартов IDEF и алгоритмические языки в основе методологий моделирования бизнес-процессов.

реферат , добавлен 14.12.2011


Архитектура интегрированных информационных систем ARIS как методология моделирования бизнес-процессов, преимущества и недостатки использования. Выбор бизнес-процесса для моделирования и его содержательное описание, табличный формат его описания.

курсовая работа , добавлен 19.06.2015


Назначение Microsoft Visio. Наборы изображений объектов определенных типов. Требования к программному обеспечению. Характеристики пользовательского интерфейса. Функции, операции и приемы работы Microsoft Visio. Взаимодействие конструктора с приложениями.

контрольная работа , добавлен 19.12.2010


Сущность, значение и методика проведения моделирования бизнес-процессов. История развития методологий моделирования. Систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме для аналитической обработки полученной информации.

реферат , добавлен 29.04.2009


Основні визначення та опис UML. Опис основних компонентів, використаних у Microsoft Visio. Створення діаграми класів в Microsoft Visio 2010. Використання побудованої моделі при модифікаціях системи. Структура системи, її класи, їх атрибути та оператори.

практическая работа , добавлен 07.05.2014


Проектирование локальной вычислительной сети. Выбор сетевой топологии, архитектуры и структуры системы. Анализ информационных потоков в распределенной системе, выбор системы имитационного моделирования. Определение затрат на создание и освоение системы.

дипломная работа , добавлен 21.05.2015


Управление дистанционной настройкой и установкой ПО. История развития VMware ThinApp. Создание пакета автоматической установки Microsoft Office Visio Professional 2007. Анализ программного обеспечения для него. Тестирование полученного msi-пакета.

курсовая работа , добавлен 14.03.2013


Сравнительный анализ гостиничных информационных систем. Анализ и выбор CASE-средств для моделирования бизнес-процессов. Визуальная и математическая модели предметной области, выбор архитектуры и платформы информационной системы, построение базы данных.

дипломная работа , добавлен 20.07.2014


Среда Microsoft Visio: понятие, основные функции. Функция автосоединения в Office Visio 2007. Логарифмическая функция правдоподобия. График вероятностей отказа версий программного обеспечения. Визуальное моделирование в UML. Общий вид диаграммы классов.

При необходимости анализа различных вопросов управления организацией (предприятием) рассматриваются проблемы «мешающие жизни» компании, например:

− низкая скорость принятия решений,

− безответственность сотрудников,

− сбои в работе.

Следствием этих проблем являются:

− снижение доходности и конкурентоспособности,

− замедление развития,

− даже прекращение деятельности компании.

И, когда, собственник или руководитель в один прекрасный момент поймут, что «так работать дальше невозможно!», то возникнут вопросы: « Кто виноват? Что сделать в первую очередь?»

При этом интуитивно понятно, что для решения проблем необходимо «навести порядок»:

− описать определенным образом, в соответствии с четкими правилами, всю деятельность организации, т.к. представить все бизнес-процессы сразу невозможно;

− объяснить сотрудникам как они должны работать, к чему стремиться

Иными словами, назревшие проблемы требуют системного подхода и формализации деятельности организации - набора удобных и простых в использовании документов, определяющих, что и как должно происходить, кто за что отвечает.

Если Вы поставите себе задачу разобраться в вопросах управления досконально – это потребует достаточно серьезных затрат времени и сил, возможно, у Вас даже возникнет желание пройти дополнительное обучение. Здесь же мы ответим на некоторые реальные вопросы, которые часто задают собственники бизнеса и руководители отечественных компаний, находящихся на разных этапах своего развития.

1. Ваша компания находится в начале своего развития : она недавно вышла на рынок и только начинает его освоение. Обычно на этой стадии количество сотрудников организации невелико (до 30 человек), организационная структура не слишком формализована, уровней иерархии не больше 3, в центре внимания руководства чаще всего находится производство и продажа Продукта/Услуги.

§ отсутствие четко обозначенной стратегии дальнейшего развития (к чему и зачем идем?)

§ неопределенность в разграничении обязанностей и ответственности каждого сотрудника и целых подразделений, снижающая качество выполнения работ и вызывающая внутренние конфликты

§ возникновение серьезных проблем при смене работников даже на нижнем уровне компании, поскольку нет механизмов передачи знаний и навыков новым сотрудникам, из-за чего им приходится учиться на своих ошибках. Столкнувшись с подобной ситуацией хотя бы пару раз, руководитель неизбежно начинает задумываться над необходимостью так или иначе формализовать правила работы подчиненных, выполняющих типовые операции изо дня в день.

§ невозможность дальнейшего развития компании без привлечения дополнительных специалистов , обладающих специальными знаниями и навыками.

Регулярность проявления этих и подобных трудностей свидетельствует о необходимости формирования в организации упорядоченной и формализованной системы управления. Иными словами, система управления должна стать, во-первых, правильно организованной, и, во-вторых, одинаково понятной для всех, т.е., зафиксированной документально в точных терминах.

Можно разрабатывать регламенты и поддерживать их актуальность вручную, однако через некоторое время это станет затратной пыткой. Эту задачу быстрее и проще решать путем построения бизнес-модели, которая обеспечит основу для развития компании в будущем.

Помимо того, что разработка бизнес-модели – занятие само по себе полезное и интересное, ряд положительных эффектов Вы сможете почувствовать достаточно быстро:

1. В процессе описания деятельности компании Вы начинаете лучше понимать, как же реально работает компания, т.е., как проходят в ней основные процессы. Велика вероятность, что уже на этом этапе начнут возникать идеи по системному улучшению работы .

2. Результатом описания является набор документов (регламенты процессов, должностные инструкции, положения о подразделениях и др.), который фактически фиксирует Вашу технологию выполнения работ . Впоследствии ее удобно использовать в случае необходимости оперативно подготовить персонал (если сотрудник уходит, обучить нового становится значительно проще).

3. Когда ясно представлена технология выполнения работ, руководителю оказывается гораздо проще разграничить сферы ответственности между сотрудниками.

4. В целом наличие реальной рабочей бизнес-модели повышает управляемость компании и эффективность использования ее ресурсов : если модель непрерывно актуализируется, то руководитель имеет возможность «держать руку на пульсе» компании, контролируя соответствие ее организационной структуры и распределения ресурсов реальным задачам.

В принципе, построить бизнес-модель небольшой компании можно «на коленке», используя привычные инструменты MS Office и широко применяемый для работы с графикой MS Visio. Однако, в дальнейшем, при развитии компании, Вам однозначно будет необходимо вносить изменения и дополнения в созданную путем проб и ошибок модель, причем, чем динамичнее развивается фирма, тем больше исправлений придется делать в разнообразных схемах и таблицах, а значит, затрачивать на это все больше времени. Поддерживать актуальность модели намного удобнее, если она изначально строится в специальной среде, предназначенной для бизнес-моделирования.

Большинство руководителей компаний-лидеров своих рынков, с успехом применяющих технологии бизнес-моделирования, признают: решив начать преобразования в своих организациях, они не предполагали, что начальный этап будет требовать сильной воли - приходится перестраивать не только собственные представления и стереотипы, но и мышление коллег и подчиненных, систему оценки их деятельности, привычную организационную структуру. Однако, проявив упорство и преодолев сиюминутное желание бросить проект, руководитель получает удобный инструмент для наведения порядка в своем бизнесе. Дополнительным «бонусом» для тех, кто в самом начале формирования организации не пожалел времени и сил на ее проектирование, является возможность избежать многих проблем на более поздних стадиях развития, а значит, значительное повышение шансов на успех в конкурентной борьбе.

В частности, формализация стратегии и описание бизнес-процессов компании позволяет сфокусировать внимание руководства на результатах деятельности организации. Понимая бизнес-процесс как набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата , а всю деятельность компании рассматривая как совокупность некоторого количества бизнес-процессов, процессный подход позволяет избежать чрезмерного разрастания численности персонала и снижает вероятность внутренней конкуренции между подразделениями организации.

2. Компания прошла начальный этап и активно растет , в ней появляется все больше функциональных подразделений и уровней управления, количество сотрудников таково, что высшее руководство уже не знакомо с каждым лично.

На практике в компаниях, где работает более 50 человек, чаще всего приходится сталкиваться с функционально-иерархической системой управления. Суть ее можно кратко охарактеризовать как выделение в деятельности предприятия некоторого количества функциональных областей и построение в соответствии с ними системы управления. Причем, по мере роста организации, в каждой из функциональных областей выстраивается своя иерархия управленцев – от руководителя (своего рода, «эксперта» в данной области) до рядового исполнителя, причем уровней этой иерархии тем больше, чем крупнее организация. И если поначалу вся система функционирует более-менее успешно, обеспечивая организации управляемость, то по мере роста компании ее эффективность неизбежно снижается. Это обусловлено спецификой принятия решений в системе, когда для рассмотрения проблемы со всех сторон необходимо взаимодействие всех «экспертов» по различным функциональным направлениям. Пока уровней иерархии в подразделениях немного, взаимодействие организуется достаточно оперативно, но вот с ростом организации время, затрачиваемое на принятие решений, превышает все разумные пределы. Результатом этого является перенос ВСЕХ решений на самый высокий уровень и глобальное снижение управляемости.

Возможные проблемы, которые заставляют задуматься об оптимизации управления:

§ Решение оперативных вопросов занимает все рабочее время руководителя

§ Рост штата компании опережает рост выручки

§ Конкуренция на рынке вынуждает искать резервы снижения себестоимости продукции

§ Каждое из функциональных подразделений компании «живет своей жизнью», координация между ними происходит только на самом верхнем уровне – на уровне директора.

На этом этапе руководству компании уже крайне трудно обойтись без четко оформленной модели системы управления, поскольку структура компании и информационные потоки в ней достаточно сложны, и управлять ими «по наитию» становится невозможно. При этом простое отображение иерархической функциональной структуры компании на листе бумаги, к сожалению, мало что дает для повышения эффективности ее деятельности. Особенно ярко проблемы функционального управления проявляются в крупных компаниях в период внешней нестабильности, когда скорость принятия решений становится критической характеристикой системы.

Решением проблем, присущих функциональному управлению, является переход к процессному управлению: всю деятельность, безотносительно того, к какому функциональному признаку она относится, группируют в смешанные подразделения , где каждый исполнитель отвечает за свой блок операций. Принципиальным различием этих подходов является переход от управления ФУНКЦИОНИРОВАНИЕМ организации (и ее структурных подразделений, объединенных на основе ПРЕДМЕТА деятельности: бухгалтерия, юротдел, снабжение, сбыт и т.п.) к управлению БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ на основе РЕЗУЛЬТАТОВ деятельности. Таким образом, фокус внимания смещается в сторону эффективности работы организации . При этом все возможные ситуации при выполнении бизнес-процессов максимально подробно описываются, поскольку на практике 80% возникающих ситуаций являются типовыми, и для них целесообразно создавать подробный регламент деятельности. В этом случае персонал в типовых ситуациях может действовать максимально эффективным образом и, что особенно важно, самостоятельно, т.е., без участия руководителя . Фактически, руководитель включается в процесс только при возникновении нестандартной ситуации, действия в которой не регламентированы.

Благодаря переходу к управлению процессами компаниям с большим масштабом операций удается систематизировать свою деятельность, получив выигрыш сразу по двум направлениям:

1. Сокращается количество уровней иерархии, поскольку структура управления строится в соответствии со структурой процессов, а их на практике крайне редко бывает больше 5-6

2. Нормы управляемости при процессном подходе выше в 2-3 раза, поскольку управление заключается в координации сотрудников, и включении в процесс только при отклонении от его обычного протекания.

Чтобы реорганизовать систему управления на основе процессного подхода, руководству необходимо решить вопрос о проектировании новой системы, причем направление этого проектирования – сверху вниз , т.е. первоначально определяются стратегические цели и задачи организации, показатели их достижения, и на этой основе строится система процессов. Исходя из процессов, формируется организационная структура. Существенно уменьшить трудоемкость и ускорить проектирование позволяет использование современного программного обеспечения соответствующего назначения, в частности, системы бизнес-моделирования Business Studio. Кроме того, эта система позволяет не просто подготовить реорганизацию, но и осуществлять поддержку внедрения и последующего сопровождения процессного управления.

3. Организация вышла на новый этап своего развития: Вы открываете филиалы и превращаетесь в сетевую структуру.

Иногда развитие компании происходит настолько динамично, что она не успевает трансформировать систему управления. Обычно это происходит на быстрорастущих рынках при благоприятно складывающейся конъюнктуре.

Принимая решения решение об открытии удаленных подразделений, нельзя недооценивать значение внутренней готовности компании к такому шагу. Не секрет, что одни компании успешно воспроизводят и развивают бизнес вне зависимости от региона, тогда как у других многие филиалы убыточны.

Дело в том, что методы и технологии функционального управления, до определенного момента эффективные для «простого бизнеса», не могут работать на сетевых структурах.

Оценку готовности компании открывать региональные подразделения обычно проводят по следующим уровням:

§ управленческом;

§ финансовом;

§ маркетинговом;

§ процессном

Если управляемая по функционально-иерархическому принципу компания начинает формировать сеть – переход к процессному управлению становится практически неизбежным, т.к. серьезный масштаб задач и проблемы дистанционного управления бизнесом делают внедрение методик регулярного менеджмента настоятельной необходимостью.

Возможные проблемы, которые заставляют задуматься об оптимизации управления:

§ Отсутствие необходимой для быстрого старта филиалов формализованной эффективной технологии деятельности

§ Невозможность (либо высокая затратность) контроля всех аспектов деятельности дочерних подразделений

Обычно при открытии филиалов оптимальный со всех точек зрения путь - перенести туда уже наработанные технологии деятельности (да-да, те самые технологии, которые Вы получаете при описании и оптимизации бизнес-процессов организации). Это позволяет эффективно применить имеющийся опыт и «тиражировать» его с минимальными проблемами: ведь если технология деятельности не формализована, руководитель вынужден лично заниматься организацией филиала либо выделять для этого максимально компетентного сотрудника. А если открыть нужно не один и не два филиала, да еще в короткие сроки? Наличие бизнес-модели в этом случае решает немалую часть организационных вопросов.

Далее, просто открыть филиалы – это только первый шаг, и планируя такой путь развития, нужно отдавать себе отчет в том, что сетью придется управлять. Эффективное управление сетью филиалов невозможно без наличия у них высокой степени самостоятельности для адаптации к разнообразным внешним условиям. Корпоративный центр при этом выступает исключительно как координирующий орган, контролирующий финансовые и товарно-материальные потоки. Поэтому управление сетью сродни управлению процессами, когда внимание руководства сосредоточено не на функционировании, а на результатах деятельности.

Как показывает практика, большинство компаний с успешной региональной стратегией используют несколько инструментов:

1. оптимальная структура – гибкая и отвечающая требованиям рынка;

2. правильно выбранная модель управления филиалами , определяющая меру их самостоятельности;

3. детально проработанные инструкции, регламенты и документы , определяющие работу

4. филиальной сети.

В реальной рыночной ситуации корпоративный центр должен сформировать такую систему управления, которая, с одной стороны, обеспечит достаточно высокий уровень регламентации деятельности филиалов, а с другой, предоставит возможности гибкого реагирования на изменения рыночной конъюнктуры.

Каким образом определить оптимальную степень стандартизации отдельных процессов?

Одним из вариантов может быть использование такого алгоритма: определяя стандартные процессы, компания решает задачу по оптимальному распределению функций между центром и филиалами. Таким образом, каждый регламентированный процесс компании (управленческий, основной, вспомогательный), распределяется согласно правилу: выполняется только в центре , выполняется только в филиале , выполняется совместно . Очевидно, что процессы, выполняемые только в центре, являются стандартными и должны быть регламентированы. При выполнении процессов на обоих уровнях обычно бывает целесообразно также их стандартизировать и регламентировать. Для процессов уровня филиала возможно либо стандартизировать выполнение процесса – если все филиалы похожи, либо сделать стандартной отчетность по процессу – если выполнение процесса в разных филиалах может существенно отличаться.

В результате компания получает перечень процессов, которые нужно стандартизировать.

Чтобы успешно провести всю подготовительную работу и построить эффективную сетевую структуру, необходимо на основе четко определенных стратегических целей сформировать процессную систему управления с оптимальным распределением полномочий и ответственности между корпоративным центром и филиалами. Применение процессного подхода в данном случае диктуется логикой развития организации и необходимостью обеспечить ее адекватным управлением.

Таким образом, на какой бы стадии развития не находилась компания, чем раньше ее руководство и собственник обращают внимание на построение системы управления с использованием процессного подхода, тем больше вероятность опередить конкурентов и предупредить возникновение типичных «болезней роста» .

Проектирование системы управления, ее внедрение и последующее правильное функционирование существенно упрощается при использовании специализированного программного обеспечения для бизнес-моделирования.

Похожая информация.